Verval van vakantiedagen? Let op de informatieplicht!

Ieder jaar krijgt een werknemer een aantal wettelijke en vaak ook bovenwettelijke vakantiedagen. Om te stimuleren dat de werknemer zijn vakantiedagen (tijdig) opneemt en op die manier kan recupereren, bepaalt de wet dat vakantiedagen op een bepaald moment vervallen of verjaren als zij niet zijn opgenomen. Het vervallen van vakantiedagen betekent echter niet dat de werkgever geen verplichtingen heeft: een werkgever heeft namelijk een actieve informatieplicht. In dit artikel leggen wij dit uit. Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen Het wettelijk minimum aantal vakantiedagen waar een werknemer recht op heeft, is vastgelegd in artikel 7:634 BW: vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week. Voor een dienstverband van 40 uur per week betekent dat dus 4 x 40 = 160 uur. Dit komt neer op 20 vakantiedagen. Werkt de werknemer 32 uur per week, dan is het wettelijk minimum 4 x 32 = 128 uur, wat gelijk staat aan 16 vakantiedagen (van 8 uur). Het komt vaak voor dat aan de werknemer meer vakantiedagen worden toegekend dan het wettelijk minimum. Doorgaans wordt dat in de arbeidsovereenkomst opgenomen, maar dit kan ook voortvloeien uit de toepasselijke cao of het personeelsreglement. Verval en verjaring van vakantiedagen Voor het verval dan wel de verjaring van vakantiedagen wordt een onderscheid gemaakt tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen: verval Artikel 7:640a BW bepaalt dat voor wettelijke vakantiedagen een vervaltermijn geldt van zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven. Voorbeeld: dat betekent dat door de werknemer in 2021 opgebouwde wettelijke vakantiedagen opgenomen kunnen worden tot 1 juli 2022. Neemt de werknemer deze dagen niet op, dan kan hij daar per 1 juli 2022 geen aanspraak meer op maken. Let op: de vervaltermijn geldt niet als de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen. De bewijslast van de onmogelijkheid om de vakantiedagen op te nemen rust op de werknemer. Als de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om de dagen op te nemen, geldt voor deze dagen vervolgens de wettelijke verjaringstermijn van vijf jaar. Overigens is het mogelijk om bij schriftelijke overeenkomst ten gunste van de werknemer af te wijken van de termijn van zes maanden, door deze te verlengen. Bovenwettelijke vakantiedagen: verjaring Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt op grond van artikel 7:642 BW een verjaringstermijn van vijf jaren na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan. Voorbeeld: dat betekent dat door de werknemer in 2021 opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen verjaren per 1 januari 2027. De werknemer heeft dus langer de tijd om zijn bovenwettelijke vakantiedagen op te nemen ten opzichte van zijn wettelijke vakantiedagen. Artikel 7:642 BW is zoals al genoemd ook van toepassing op de wettelijke vakantiedagen die de werknemer niet in redelijkheid binnen de vervaltermijn van art. 7:640a BW heeft kunnen opnemen. Volgorde aanspraak op saldo vakantiedagen Het komt regelmatig voor dat de bovenwettelijke vakantiedagen van verschillende jaren door elkaar lopen. De regel is dat eerst de ‘oudste’ vakantiedag wordt opgenomen. Een first in, first out-principe dus. Informatieplicht voor de werkgever voor wettelijke vakantiedagen Het opnemen van de vakantiedagen is op grond van art. 7:638 BW de verantwoordelijkheid van de werknemer. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft daarentegen overwogen dat als de werkgever de werknemer niet daadwerkelijk in staat heeft gesteld de vakantiedagen op te nemen, met name door de werknemer over 1) het opnemen en 2) de gevolgen van het niet opnemen te informeren, de aanspraak op vakantiedagen van de werknemer niet kan vervallen. Er geldt dus een actieve informatieplicht voor de werkgever. Het informeren moet tijdig en op precieze wijze plaatsvinden, zodat de werknemer voldoende tijd heeft om de wettelijke vakantiedagen op te nemen en hij behoed wordt voor het vervallen ervan. Het is aan de werkgever om aan te tonen dat aan de informatieplicht is voldaan. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt de informatieplicht niet. Wij adviseren om minstens een keer per jaar, bijvoorbeeld in de maand januari, uw werknemers schriftelijk te informeren over:

1. a) het openstaande saldo (niet-opgenomen) wettelijke vakantiedagen;
2. b) dat deze vakantiedagen opgenomen moeten worden vóór 1 juli van dat jaar[1] (de vervaldatum); en
3. c) dat de consequentie van het niet-opnemen is dat de dagen per 1 juli van dat jaar komen te vervallen.

Heeft u vragen over verval of verjaring van vakantiedagen en de informatieplicht? Neem dan contact op met Joris van Haalen, Marloes Stuurop of met één van de andere medewerkers van de Business Unit Arbeidsrecht. [1] Of een latere datum als de vervaltermijn bij schriftelijke overeenkomst is verlengd.