Zorgaanbieders, let op deadline (31 december 2023) voor Wtza-vergunning en RvT!

Zorginstellingen die reeds op 1 januari 2022 zorg verleenden, hebben tot en met het einde van 2023 de tijd om een toelatingsvergunning aan te vragen en, indien vereist, een raad van toezicht (RvT) in te stellen. Ook onderaannemers die zorg verlenen in opdracht van een hoofdaannemer die álle zorg heeft uitbesteed, ontkomen niet aan deze verplichtingen. Hoe zit dit?

Overgangsregime

De Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) geldt per 1 januari 2022. Voor twee groepen zorginstellingen die al op 1 januari 2022 zorg verleenden, geldt een overgangsregime voor het aanvragen van een toelatingsvergunning en het instellen van een RvT. Het gaat om de volgende groepen:

1. instellingen die op 1 januari 2022 op grond van de Wet toelating zorginstellingen (WTZi) van rechtswege waren toegelaten en per die datum ook Wtza-vergunningplichtig werden. Hierbij kan gedacht worden aan een op die datum reeds bestaande wat grotere instelling (met meer dan tien zorgverleners) voor paramedische zorg, psychologische zorg, huisartsenzorg, mondzorg, verloskundige zorg, kraamzorg, het verstrekken van hulpmiddelen en het verlenen van farmaceutische zorg;
2. instellingen die op grond van de WTZi geen toelating hoefden te hebben en per 1 januari 2022 Wtza-vergunningplichtig werden. Voorbeelden zijn een op die datum reeds bestaande particuliere kliniek die medisch specialistische zorg verleent, een wat grotere instelling (met meer dan tien zorgverleners) die Zvw/Wlz-zorg verleent en uitsluitend pgb-bekostigd is of een wat grotere instelling (met meer dan tien zorgverleners) die Zvw/Wlz-zorg verleent en uitsluitend als onderaannemer zorg verleent onder een ‘lege huls’ (zie hieronder).

Voor instellingen uit deze twee groepen geldt een overgangsperiode van twee jaar. Deze termijn loopt af op 31 december 2023.

Toelatingsvergunning

De vergunningplicht geldt voor:

• instellingen die medisch specialistische zorg (doen) verlenen;
• instellingen met meer dan tien zorgverleners zorg of een andere dienst als omschreven bij of krachtens de Wet langdurige zorg 9Wlz) of de Zorgverzekeringswet (Zvw) verleent of doet verlenen.

De vergunningplicht geldt niet voor abortusklinieken, de militair geneeskundige dienst, regionale Ambulancevoorzieningen, justitiële inrichtingen en instellingen en zorgaanbieders die uitsluitend hulpmiddelenzorg leveren, ondersteunende werkzaamheden verrichten zoals vervoer, schoonmaak en het leveren van bepaalde roerende voorzieningen of mobiliteitshulpmiddelen.

Ook voor onderaannemers geldt de vergunningplicht niet, tenzij de hoofdaannemer een zogenaamde ‘lege huls’ is.

Hoofd- en onderaannemer(s): lege huls

Een zorginstelling kan álle zorg (dus niet slechts een deel) hebben uitbesteed. In dat geval kwalificeert die instelling als ‘lege huls’. Is een zorginstelling als ‘hoofdaannemer’ een ‘lege huls’, dan is zowel de hoofdaannemer als de ingeschakelde instellingen (onderaannemers) vergunningplichtig onder de Wtza. Een voorbeeld van een dergelijke constructie is een stichting die een overeenkomst sluit met de zorgverzekeraar voor het verlenen van bepaalde medisch specialistische zorg en die deze zorg geheel laat verrichten door een daartoe ingestelde besloten vennootschap (B.V.). In dat geval valt zowel de betrokken stichting (omdat deze rechtspersoon zorg doet verlenen) als de B.V. (omdat deze rechtspersoon de zorg daadwerkelijk verleent) onder de vergunningplicht.

Is sprake van een lege huls, dan geldt ook het instellen van een RvT zowel voor de hoofdaannemer als de onderaannemer(s), tenzij zij van deze verplichting zijn uitgezonderd.

Raad van Toezicht

Zorgaanbieders die over een toelatingsvergunning dienen te beschikken zijn ook verplicht een RvT in te stellen, met uitzondering van de volgende categorieën:

• zorgaanbieders die zijn uitgezonderd van de vergunningplicht (zie hiervoor);
• academische ziekenhuizen;
• instellingen die zijn aangewezen als private instelling voor de verpleging van ter beschikking gestelden op grond van de Wet forensische zorg;
• particuliere inrichtingen als bedoeld in de Beginselenwet justitiële jeugdinrichtingen;
• instellingen waar cliënten verblijven waarvan de zorg uitsluitend wordt bekostigd uit een pgb, indien de meerderheid van de zeggenschap in de dagelijkse of algemene leiding van die instelling is belegd bij de cliënten die in die instelling verblijven, hun wettelijke vertegenwoordigers of bloed- of aanverwanten (ouderinitiatieven);
• instellingen die in de regel met tien of minder zorgverleners zorg verlenen of doen verlenen;
• instellingen waarin cliënten niet gedurende ten minste een etmaal kunnen verblijven en die in de regel met vijfentwintig of minder zorgverleners zorg of een andere dienst als omschreven bij of krachtens de Wet langdurige zorg (Wlz) of de Zorgverzekeringswet (Zvw) (doen) verlenen indien geen sprake is van medisch specialistische zorg of persoonlijke verzorging, begeleiding of verpleging.

Wat te doen?

Als uw zorginstelling onder het overgangsregime valt, nog geen vergunning is aangevraagd en geen RvT is ingesteld, dan heeft u tot het einde van dit jaar om hiervoor alsnog zorg te dragen. Wat staat u te doen?

Een vergunning dient (tijdig) te worden aangevraagd via het portaal van het CIBG. Voor het aanvragen van een vergunning wordt een eenmalige vergoeding van 725 euro gerekend. Bestaande instellingen die onder het overgangsregime vallen en de vergunning binnen de overgangsperiode aanvragen, hoeven deze vergoeding echter niet te voldoen.

Het instellen van een RvT zal een aanpassing in de governance-inrichting van uw zorginstelling betekenen. Dit vergt in elk geval een statutenwijziging en het opstellen van een reglement voor het functioneren van de RvT. RvT-plichtige instellingen die geen rechtspersoon zijn en dus niet over statuten beschikken, zullen de (nieuwe) bestuursstructuur op andere wijze schriftelijk dienen vast te leggen. Dit kan bijvoorbeeld in (een addendum bij) de maatschapsovereenkomst of in een separaat reglement. Verder zal moeten worden bekeken welke (samenhangende) wijzigingen in bestaande reglementen nodig zijn, zoals het reglement voor de Raad van Bestuur (RvB). Bij al dit dient ook rekening te worden gehouden met de principes, bepalingen en gedragsregels uit de Governancecode Zorg.

Trajecten als het aanvragen van een vergunning en het doorvoeren van aanpassingen in de governancestructuur van een instelling kosten tijd. Uiteindelijk zullen gekwalificeerde personen in de RvT zitting nemen. Daaraan zal een (extern) werving- en selectieproces vooraf gaan, op basis van vast te stellen profielschetsen. Afhankelijk van de grootte van de instelling dienen ook een cliëntenraad en/of ondernemingsraad in deze trajecten te worden betrokken. Eenmaal aangestelde RvT-leden dienen ook in het handelsregister te worden ingeschreven.

Gelet op het voorgaande is het verstandig ruim op tijd te beginnen met de voorbereidingen voor een vergunningaanvraag en het instellen van een RvT.

Advies?

Heeft u advies nodig over het voldoen aan Wtza-verplichtingen of over andere inrichtingsvereisten voor de governance van zorgaanbieders? Neemt u gerust contact op.