Wet bescherming klokkenluiders: wijzigingen en acties (!)

De Wet bescherming klokkenluiders is op 18 februari 2023 al in werking getreden, maar geldt vanaf 17 december 2023 voor alle werkgevers met 50 of meer werknemers. De wet vervangt de oude Wet Huis voor klokkenluiders en introduceert verschillende wijzigingen waarmee werkgevers rekening moeten houden. Zo is het begrip ‘misstand’ gewijzigd, zijn strengere eisen gesteld aan interne meldregelingen en is de verplichte interne melding afgeschaft. Daarnaast gelden andere regels ten aanzien van de benadelingsverboden voor melders en krijgen organisaties te maken met andere bewijslastregels. Lees hieronder wat precies verandert.

Het bereik van de WBK: aantal werknemers

De Wet bescherming klokkenluiders (WBK) beoogt klokkenluiders beter te beschermen en de interne meldingsprocedure van organisaties aan te scherpen. Voor de toepassing van de wet is van belang hoeveel werknemers een werkgever in dienst heeft. De WBK regelt dat alle werkgevers met 50 of meer (≥) werknemers een interne meldregeling moeten hebben.

• Grote werkgevers (≥ 250 werknemers) zijn sinds 18 februari 2023 verplicht om aan de WBK te voldoen.
• Overheidswerkgevers moeten al enige tijd aan de eisen van de WBK voldoen, namelijk sinds 17 december 2021.
• Middelgrote werkgevers (≥ 50, maar < 249 werknemers) moeten vanaf 17 december 2023 aan de eisen van de WBK voldoen.
• Kleine werkgevers (< 50 werknemers) hoeven niet aan de eisen van de WBK te voldoen. Zij mogen uiteraard wel vrijwillig aansluiten bij de wet.

Wie tellen mee als ‘werknemer’? Niet alleen werknemers met een arbeidsovereenkomst, maar ook “degenen die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verrichten”. Dit heeft dus ook betrekking op bijvoorbeeld stagiairs en vrijwilligers, maar alleen voor zover zij een vergoeding ontvangen. Zelfstandigen worden niet meegeteld als werknemer.

‘Melder’

Let op: het begrip ‘werknemer’ is anders dan het begrip ‘melder’. De melder die beschermd wordt onder de WBK heeft een veel breder bereik. Daaronder wordt verstaan: “een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt”.

Een melder kan niet alleen een werknemer zijn, maar kan ook een stagiair, vrijwilliger, ex-werknemer, sollicitant, een (werknemer van een) leverancier of aannemer, lid van de RvC of RvT, etc. zijn. Kortom, het is iedereen met een werkgerelateerde context tot de organisatie.

‘Misstand’

De WBK breidt het begrip ‘misstand’ uit. ‘Misstanden’ zijn nu niet enkel daadwerkelijke schendingen meer, maar ook over gevaren voor schendingen kunnen meldingen worden gemaakt. Daarnaast wordt duidelijk gemaakt dat misstand ook kan zien op schending van het Unierecht en dat het moet gaan om een maatschappelijk belang: er mag bij een melding geen sprake zijn van enkel persoonlijke belangen. Bovendien moet de misstand een patroon of structureel karakter hebben dan wel moet de handeling of nalatigheid waarover de melding wordt gemaakt ernstig of omvangrijk zijn.

Intern en extern melden

Een melder is niet meer verplicht eerst intern bij de organisatie te melden. Dat was onder de oude wet wel het geval. Het is nu mogelijk om direct extern te melden bij bijvoorbeeld het Huis voor Klokkenluiders, de ACM, de AFM, de AP, de DNB, de IGJ of de Nza.[1] Ook in het externe traject wordt de melder beschermd. Toch heeft intern melden de voorkeur. Waarom? De gedachte is dat de aanpak dan dicht bij de bron zit. Maar: het moet dan natuurlijk wel mogelijk en veilig zijn óm intern te melden.

Geldt de WBK voor u als werkgever, dan moet een melder bij een interne melding binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging krijgen. De melding moet binnen een redelijke termijn (maximaal 3 maanden) beoordeeld zijn. Een melding mag zowel schriftelijk als mondeling gedaan worden en het moet mogelijk zijn om deze te doen bij een onafhankelijke functionaris, bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon. Bovendien moeten alle meldingen worden geregistreerd.

Benadelingsverbod

De bescherming van melders zit voornamelijk in het benadelingsverbod. Elke vorm van benadeling, ook bedreiging daarmee of poging daartoe, is verboden. Zo mag een klokkenluider zich na een melding niet geconfronteerd zien met ontslag of schorsing, maar ook niet met een boete, een demotie of het onthouden van een promotie, een negatieve beoordeling, een waarschuwing, een overplaatsing, pestgedrag, smaad, laster, discriminatie, het intrekken van een vergunning, etc. Dit betreft geen uitputtende opsomming: andere vormen van benadeling zijn ook verboden.

Bovendien introduceert de WBK een verschuiving van de bewijslast. Als de melder hardmaakt dat hij een melding of openbaarmaking van een misstand heeft gedaan en dat hij benadeeld is, dan wordt het causaal verband tussen deze twee gebeurtenissen in beginsel aangenomen. Het is dan aan de werkgever om te bewijzen dat de benadeling van de klokkenluider los staat van de melding op openbaarmaking.

Zwijgbedingen

Bedingen die het recht beperken of ontnemen om een misstand te melden of openbaar te maken zijn met de komst van de WBK niet geldig (nietig). Een uitzondering vormen bedingen die al zijn overeengekomen onder de vorige wet of bedingen die zijn overeengekomen op grond van een wettelijk voorschrift, zoals het medische beroepsgeheim of de bescherming van de nationale veiligheid.

Tips en to do’s

Het is belangrijk om misstanden binnen de organisatie te voorkomen. Bovendien heeft een organisatie er baat bij dat misstanden niet buiten de organisatie komen. Externe meldingen of openbaarmakingen van misstanden kunnen namelijk reputatieschade met zich meebrengen. Omdat voorkomen nu eenmaal beter is dan genezen, is het verstandig om de volgende tips op te volgen:

• Stel een interne meldregeling op of wijzig de bestaande regeling, waarin tenminste is geregeld:
  • wanneer van een vermoeden van een misstand sprake is;
  • op welke wijze en waar veilig kan worden gemeld, zowel intern als extern;
  • wat de procedure van de melding is en wat de termijnen daarvan zijn;
  • in welke gevallen een melding openbaar mag worden gemaakt; en
  • welke bescherming aan melders wordt geboden.
• Richt een intern meldpunt in.
• Benoem een onafhankelijk intern onderzoekspunt.
• Registreer alle meldingen.
• Zorg voor een open en toegankelijke bedrijfscultuur, zodat werknemers de vrijheid en veiligheid voelen om intern te melden als dat noodzakelijk is.
• Betrek het medezeggenschapsorgaan. Zo vergroot u het draagvlak van een klokkenluidersregeling en voelen zo veel mogelijk werknemers zich comfortabel bij het melden van misstanden.
• Zorg ervoor dat de klokkenluidersregeling eenvoudig te vinden is. Maak via het prikbord, intranet en/of mail duidelijk dat een klokkenluidersregeling bestaat, en vermeld hoe werknemers de regeling kunnen raadplegen.
• Kijk eens naar modelregelingen van branche- of koepelorganisaties. Vanzelfsprekend vergt een dergelijk model aanpassing aan uw organisatie, maar een geschikte voorbeeldregeling dient vaak als een handvat of eerste stap om een goede klokkenluidersregeling op te stellen.
• Let op met het aangaan van zwijgbedingen. Sommige van deze bedingen zijn in strijd met de wet.
• Neem instructies over geheimhouding op in het personeelshandboek of de klokkenluidersregeling.

Waarom actie ondernemen?

De Wet bescherming Klokkenluiders verlangt de nodige stappen van veel organisaties. Het aankaarten van misstanden moet veilig kunnen gebeuren en de organisatie heeft hier een grote rol in.

Voldoet u als organisatie niet aan de eisen die de WBK stelt, dan kunnen werknemers en medezeggenschapsorganen naar de kantonrechter stappen om dat af te dwingen. Ook is (bestuursrechtelijke) handhaving in de (nabije) toekomst niet uitgesloten. Zorg daarom zo spoedig mogelijk voor een goede klokkenluidersregeling en heldere communicatie hierover.

Wilt u meer informatie? Of heeft u hulp nodig bij het opstellen van een klokkenluidersregeling op maat? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met Bert van den Boom of Joris van Haalen.

Webinar terugkijken?

Op 28 november 2023 organiseerden wij een webinar over de Wet bescherming Klokkenluiders. In een uur namen wij de kijkers mee langs de belangrijkste gevolgen van de wet. Heeft u het webinar gemist maar bent u toch nieuwsgierig geworden? Dan kunt u via onderstaand formulier de link vragen om het webinar terug te kijken.

[1] Autoriteit Consument & Markt, Autoriteit Financiële Markten, Autoriteit Persoonsgegevens, De Nederlandsche Bank, Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en Nederlandse Zorgautoriteit.