Uitspraak Raad van State: aantekening vernietiging medisch dossier mag bewaard worden

Een voormalig cliënt van GGNet – een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg – vroeg om verwijdering van haar medisch dossier, wat door GGNet werd uitgevoerd. Daarbij werd echter een interne notitie bewaard van het verwijderverzoek. De cliënt maakte bezwaar tegen het bewaren van deze aantekening en stapte uiteindelijk naar de Raad van State nadat ook de Autoriteit Persoonsgegevens (‘AP’) geen aanleiding zag voor handhavend optreden.

De Raad van State oordeelt dat de aantekening van het verwijderverzoek terecht is bewaard. Artikel 9 lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) behelst een verbod op de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, waaronder gegevens over gezondheid vallen. De verwerking is gelegitimeerd als het voor noodzakelijke doeleinden wordt ingezet. Een noodzakelijk doeleinde is het beheer van de gezondheidszorgdiensten (artikel 9 lid 2 sub h AVG). De zorginstelling moet zich immers tegenover toezichthouders zoals de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (‘IGJ’) kunnen verantwoorden voor het ontbreken van medische dossiers. De interne notitie is daarmee noodzakelijk voor het beheer en valt onder de wettelijke dossierplicht op grond van artikel 7:454 BW.

Hoewel er volgens de cliënt geen behandelingsovereenkomst was – enkel een intakegesprek – stelt de Raad van State dat ook dit gesprek voldoende aanleiding vormt voor het aanleggen van een dossier en daarmee voor toepassing van de bewaarplicht.

Hiermee staat vast dat het opslaan van de gegevens rechtmatig was. Een rechtmatige opslag van gegevens geeft in beginsel een grondslag voor de bewaring van die gegevens, zolang de bewaring noodzakelijk is met het oog op het doel daarvan. Het beroep wordt afgewezen.

In de KNMG-Richtlijn ‘Omgaan met medische gegevens’ wordt met betrekking tot dit onderwerp onderscheid gemaakt tussen enerzijds verzoeken van cliënten tot gedeeltelijke vernietiging en anderzijds verzoeken tot volledige vernietiging van het medisch dossier. Volgens de richtlijn mag in het geval van een verzoek tot gedeeltelijke vernietiging het verzoek van de cliënt niet worden bewaard. Wel mag een aantekening in het dossier worden bewaard dat de cliënt een vernietigingsverzoek heeft gedaan en op welke datum dit is gehonoreerd. In geval van een verzoek tot vernietiging van het volledige medisch dossier, mag het vernietigingsverzoek én de interne aantekening worden bewaard, aldus de KNMG-Richtlijn.

Hoewel in de uitspraak van de Raad van State dit onderscheid niet wordt gemaakt (er was immers sprake van een verzoek tot verwijdering van het volledige dossier en (enkel) de aantekening van GGNet vormde de kern van het geschil), bevestigt de Raad van State dat een aantekening altijd bewaard mag blijven. Over de vraag of óók het onderliggende vernietigingsverzoek bewaard mag blijven, heeft de Raad van State zich niet gebogen.

Wanneer een cliënt een vernietigingsverzoek doet tot verwijdering van zijn (gehele) dossier, mogen zorginstellingen hiervan een aantekening bewaren. Het recht op gegevenswissing is in dergelijke gevallen niet absoluut.