Nieuwe Leidraad Circulair Inkopen gepubliceerd

Platform CB’23 is in 2018 opgezet door Rijkswaterstaat, het Rijksvastgoedbedrijf, De Bouwcampus en NEN. Platform CB’23 heeft de ambitie om vóór 2023 nationale, bouwsector brede afspraken op te stellen ten aanzien van circulair bouwen. In juli 2021 is de Leidraad Circulair Inkopen gepubliceerd, opgesteld door een actieteam bestaande uit 54 zowel publieke als private organisaties. Binnen het actieteam hebben drie werkgroepen hun bijdrage geleverd aan de Leidraad: de werkgroepen, circulair opdrachtgeverschap, circulair inkoopproces en functioneel gespecificeerd uitvragen. In deze bijdrage worden enkele interessante aandachtspunten uit de Leidraad Circulair Inkopen toegelicht.

Projectvoorbereiding

In de Leidraad wordt opgemerkt dat het in de projectvoorbereiding goed is om een marktonderzoek te doen en/of een marktconsultatie te houden. Daarmee kan worden gezocht naar bestaande oplossingen en innovaties, passende samenwerkingsvormen en verdienmodellen maar ook – last but not least – een passende vraagstelling en inkoopprocedure.

Aandachtspunt bij het doen van marktonderzoek en/of het houden van een marktconsultatie is dat het level playing field niet wordt verstoord (zie ook artikel 2.51 Aw 2012). Daartoe moeten passende maatregelen worden genomen, waaronder in ieder geval wordt verstaan het aan alle inschrijvers mededelen van relevante informatie die is uitgewisseld in het kader van de voorbereiding op de aanbestedingsprocedure en het vaststellen van een passende inschrijftermijn. Ook moet worden gelet op de ondernemers die betrokken zijn bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure; indien het level playing field is verstoord kan in het in een uiterst geval aangewezen zijn die ondernemer uit te sluiten van deelneming aan de aanbestedingsprocedure. In het bekende Intrasoft-arrest van het Gerecht van Eerste Aanleg werd geoordeeld dat niet tot uitsluiting overgegaan had mogen worden, omdat niet vaststond dat Intrasoft een ongeoorloofde kennisvoorsprong had wegens het winnen van een eerdere aanbesteding voor de voorbereiding van de opvolgende aanbesteding voor technische bijstand aan de douanedienst in Servië.

Geen strenge geschiktheidseisen en selectiecritera; focus op subgunningscriteria

Verder wordt in de Leidraad opgeroepen om terughoudend om te gaan met (strenge) geschiktheidseisen en selectiecriteria omdat er nog weinig ervaring is met circulair bouwen, hetgeen betekent dat de geschiktheid van de onderneming in kwestie niet altijd aan te tonen zal zijn met referentieprojecten. Het vragen van certificaten is van een andere orde; dit kan (denk bijvoorbeeld aan certificaten zoals de CO2-Prestatieladder en een zelfverklaring conform ISO 26001) maar bedenk daarbij dat deze niet (volledig) op circulariteit zijn gericht. Het zegt wel wat over de mate van duurzaamheid van een onderneming.

De focus zou volgens de Leidraad moeten worden gericht op het omschrijven van de subgunningscriteria om – bij voorkeur – de inschrijving met de laagste levenscycluskosten te selecteren: daarmee kunnen marktpartijen worden uitgedaagd. Deze criteria kunnen bijvoorbeeld worden opgesteld met de MVI-criteriatool. Van belang is om de circulaire subgunningscriteria voldoende gewicht toe te kennen bij het bepalen van de eindscore. De wettelijke eisen bij het gunnen op levenscycluskosten zijn vermeld in artikel 2.115a Aw 2012. Dit artikel beschrijft de typen kosten, hetgeen in de aanbestedingsstukken ten minste moet worden opgenomen en de randvoorwaarden die worden gesteld aan de methode die wordt gebruikt voor de raming van de aan externe milieufactoren toegerekende kosten.

Functioneel specificeren

Het is belangrijk om zoveel mogelijk functioneel te specificeren. Vooral aan het begin van het project is het van belang om op een zo hoog mogelijk abstractieniveau te specificeren. Naarmate het project vordert kunnen er meer (gedetailleerde) eisen worden gesteld. Ook in dat geval is het zaak om een te gedetailleerde specificatie te voorkomen. Dit kan door jezelf de ‘waarom-vraag’ te stellen. Als voorbeeld wordt gegeven het voorschrijven van een specifiek type asfalt. Als dit type de voorkeur verdient vanwege het geluiddempend karakter, kan dit als abstractere eis worden opgenomen. Hetzelfde geldt voor het gebruik van richtlijnen waarmee inschrijvers kunnen aantonen dat zij aan de eisen van de opdrachtgever voldoen. Deze beschrijven soms in detail onderdelen (zoals materialen) en gaan niet uit van innovatieve oplossingen. Opgeroepen wordt om de ruimte te bieden aan inschrijvers om op een alternatieve wijze aan te tonen dat aan de eisen wordt voldaan.

Met het functioneel specificeren wordt zo veel mogelijk vrijheid gelaten aan de inschrijvers bij het aandragen van oplossingen. De markt weet vaak meer dan de inkopende opdrachtgever. Het zou zonde zijn als inschrijvers hun wellicht betere oplossing achterwege laten omdat deze niet matcht met de uitvraag van de opdrachtgever.

Greenwashing en contractbeheerfase

In de Leidraad wordt aangegeven dat het van belang is om als opdrachtgever inzicht te hebben in de totstandkoming van de aangeboden oplossingen in de gehele keten (verificatie) om greenwashing te voorkomen.

Ook na afloop van het inkooptraject, in de contractbeheerfase, is het van belang dat alle circulaire oplossingen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Om ervoor te zorgen dat beloften worden waargemaakt, kan het bijvoorbeeld zinvol zijn om een verificatiegesprek te voeren voor het ondertekenen van het contract. In het verificatiegesprek kunnen de afspraken en beloften in de plannen van aanpak naar eisen worden vertaald, die schriftelijk vastgelegd worden. Vervolgens is het zaak om periodiek de afspraken te bewaken. Aanbevolen wordt om voortgangsrapportages op te stellen om te verifiëren of aan de eisen wordt voldaan en of de KPI’s daadwerkelijk worden gehaald.

Ook wordt geadviseerd om bijvoorbeeld een procescoach of een ketenmanager aan te stellen, zodat aandacht wordt besteed aan de samenwerking tussen de partijen.

Meer informatie? Neem contact op met Jack van Beers of één van onze andere specialisten.