Tik(tok)kende bom op de werkvloer?

Wordt TikTok op de werkvloer binnenkort verboden? Deze geluiden hoor je de laatste tijd veel. De Europese Commissie heeft haar medewerkers verboden om TikTok te installeren op hun zakelijke telefoons, de Nederlandse overheid verbiedt TikTok op werktelefoons, meerdere bedrijven hebben een TikTok-verbod en in de Verenigde Staten is zelfs al gewaarschuwd voor een algeheel verbod van het videoplatform in het land. De reden dat TikTok door meerdere instanties verboden wordt is dat er grote zorgen zijn over de privacy van gebruikers en de beveiliging van de app: China zou toegang hebben tot veel gegevens in en via de app en daarmee zou er een kans bestaan dat China TikTok-gebruikers kan bespioneren.  Wat zijn de gevolgen van het gebruik van TikTok op de werkvloer en waarom gaan zoveel bedrijven over tot een verbod van TikTok? Lees het hieronder. 

Welke gegevens verzamelt TikTok en waar gaan die heen?

TikTok verzamelt ontzettend veel gegevens van haar gebruikers en over haar gebruikers, zo blijkt uit de privacyverklaring. Niet alleen (persoons)gegevens die door de gebruikers zelf aan TikTok worden verstrekt, zoals profielinformatie en uploads, maar ook gegevens zoals hoe de gebruiker TikTok gebruikt en technische informatie zoals IP-adressen en locatiegegevens. Bovendien geeft TikTok haar gebruikers de mogelijkheid om andere apps te koppelen met TikTok. Zo kan ook de contactenlijst gesynchroniseerd worden met TikTok. En dan hebben we het nog niet gehad over gegevens die door middel van cookies verzameld worden. In de privacyverklaring van TikTok staat dat bepaalde informatie gebruikt kan worden door de overige entiteiten binnen de TikTook-groep, voor verschillende, vrij algemene doelstellingen, zoals analyses, beveiliging en opslag van gegevens. Deze entiteiten zijn gevestigd in verschillende landen, waaronder China. Dat betekent dat de door TikTok verzamelde (persoons)gegevens verwerkt kunnen worden in China. TikTok kan dus overal gegevens vandaan halen en gebruiken voor vaag omschreven doelstellingen. De privacyverklaring is niet transparant genoeg om precies te kunnen achterhalen wat er met de gegevens gebeurt. Daarom zijn de zorgen groot. Men is bang dat de Chinese overheid gegevens gebruikt voor onder andere spionage- en propagandadoeleinden.

Waarom zijn werkgevers huiverig?

TikTok heeft ruime toegang tot gegevens van haar gebruikers en tot gegevens die op het apparaat van de gebruiker staan. Zo kan TikTok bij de contacten, foto's en video's van gebruikers, en wellicht ook nog bij andere informatie op het apparaat van de gebruiker. Op die manier kan TikTok een beeld krijgen van wie er behoort tot het (zakelijke) netwerk van de TikTok-gebruiker. Voor sommige beroepen kan dat behoorlijke problematisch zijn, zoals voor overheidswerknemers en journalisten. En als de TikTok-gebruiker op zijn telefoon ook foto's heeft staan van documenten met gevoelige bedrijfsinformatie, zoals bedrijfsgeheimen, financiën of bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld medische gegevens), zouden die gegevens ook bij TikTok terecht kunnen komen. De werkgever kan de controle kwijtraken over deze informatie omdat de werkgever niet precies weet waar de informatie heengaat en wat er met de informatie gebeurt. Dit zijn gegevens waar zorgvuldig mee moet worden omgegaan door bedrijven en hun personeel. Het is dan ook logisch dat sommige bedrijven willen dat hun werknemers geen gebruik maken van TikTok op hun (werk)telefoon.

Welke mogelijkheden heeft de werkgever?

Een werktelefoon wordt verstrekt aan werknemers in het kader van de werkzaamheden. Het komt vaak voor dat een werkgever het toestaat dat werknemers hun werktelefoon ook privé gebruiken - sterker nog, dit is haast gebruikelijk en daar zal in principe ook niets mis mee zijn. Mag een werkgever dan verbieden dat werknemers TikTok gebruiken op hun werktelefoon? Het antwoord daarop is: ja, in principe wel. De werkgever heeft namelijk het belang dat bedrijfsgegevens (en alles wat daarmee gepaard gaat) binnen het bedrijf blijven. Bovendien wordt de werktelefoon in beginsel ter beschikking gesteld om zakelijk van privé te scheiden. Kortom: de zakelijke telefoon heeft een zakelijk karakter, en als zakelijke gegevens in gevaar komen, dan heeft de werkgever belang bij een veilig gebruik ervan. Of een werkgever per definitie TikTok op de werktelefoon mag verbieden staat niet vast. Het zal afhangen van de afspraken die de werkgever met de werknemer heeft gemaakt en hoe het gebruik van de werktelefoon in de praktijk al plaatsvindt. Wordt bijvoorbeeld al toegestaan dat alle apps worden gebruikt en zijn er geen duidelijke regels rondom privacy, bedrijfsgegevens en geheimhouding? Dan ligt het minder snel voor de hand dat een werkgever TikTok per direct kan verbieden. Bovendien zal het ook in de rede liggen dat een werkgever een bredere scope van apps betrekt: zijn er niet (veel) meer apps die een risico opleveren voor privacygevoelige informatie? In ieder geval zal een werkgever erg lastig kunnen verbieden dat TikTok door werknemers op hun privételefoon wordt gebruikt. En als er al een verbod is, blijft gelden dat werkgevers niet zomaar de telefoon van hun werknemers mogen controleren. Alleen als er aanwijzingen zijn van misbruik van de werktelefoon en de werknemer vooraf is ingelicht dat controles kunnen plaatsvinden, is het mogelijk. Voor de werkgever is het dan aangeraden om werknemers in elk geval bewust te maken van de risico's van TikTok (en overigens ook andere apps). Laat werknemers ook zien op welke manier ze op een privacyvriendelijke wijze gebruik kunnen maken van TikTok. Op die manier minimaliseert een werkgever de risico's zo veel mogelijk. Als een werkgever werknemers een zakelijke telefoon ter beschikking stelt, kan ook gedacht worden aan 'blokkeersoftware' die voorkomt dat bepaalde apps geïnstaleerd kunnen worden. Dit is daarentegen geen optie als de werkgever ermee akkoord gaat dat de werknemer de telefoon voor privédoeleinden kan gebruiken.

Conclusie

TikTok op de werkvloer zorgt momenteel voor behoorlijk wat onrust, al is het maar omdat het vermoeden bestaat dat informatie bij de Chinese overheid terechtkomt. De werkgever staat niet met lege handen en heeft mogelijkheden om TikTok op werktelefoons te verbieden. Maar daarvoor zal wel belangrijk zijn dat een duidelijk en consequent beleid wordt gevoerd. Een praktisch probleem betreft de controle op het gebruik van TikTok, vanwege de vergaande privacyrechten die een werknemer heeft. Wellicht brengt Europese of Nederlandse regelgeving hier op termijn een verandering in. Vragen over privacy en het gebruik van apps op de werkvloer? Neem contact op met Ruben Krul of Joris van Haalen.