Inschrijvingseis of uitvoeringseis?

Een inschrijvingseis is een voorwaarde waaraan een inschrijver moet voldoen op het moment van inschrijving. Denk aan certificaten, technische specificaties of verklaringen die aantonen dat de inschrijving voldoet aan de minimumeisen. Voldoe je hier niet aan, dan is je inschrijving ongeldig en word je uitgesloten van verdere beoordeling.

Een uitvoeringseis daarentegen is een verplichting die pas geldt ná gunning, tijdens de uitvoering van de opdracht. Voorbeelden zijn duurzaamheidsverplichtingen of rapportageverplichtingen die gedurende de looptijd van het contract moeten worden nagekomen. Het onderscheid is dus vooral een kwestie van tijdstip van nakoming: bij inschrijving versus tijdens uitvoering.

De aanbesteding betrof helmcommunicatiesets voor hulpdiensten. In het Beschrijvend Document was een lijst van minimumeisen opgenomen, waaronder een eis dat de sets moesten voldoen aan de IP56-classificatie (dit was eerst een hogere IP-classificatie, maar is later gewijzigd in de Nota van Inlichtingen). Deze lijst maakte onderdeel uit van het Programma van Eisen. Inschrijvers moesten deze lijst ondertekenen en daarmee verklaren dat hun inschrijving aan alle gestelde minimumeisen voldeed én dat zij gedurende de looptijd van de overeenkomst aan deze eisen zouden blijven voldoen.

Daarnaast waren er testdagen georganiseerd, waarbij de aangeboden sets beoordeeld zouden worden op onder meer gebruikersgemak en geluidskwaliteit. Deze beoordeling woog zwaar mee in de eindscore: 60% van de totaalscore kwam uit de resultaten van deze testdagen.

Het twistpunt: moest de inschrijver bij inschrijving al aantonen dat de aangeboden sets aan de IP56-eis voldeden, of mocht dat pas bij aanvang van de uitvoering? De aangeboden sets (van alle inschrijvers!) voldeden op het moment van de inschrijving namelijk niet aan de IP56-eis.

De voorzieningenrechter hanteerde de CAO-norm als uitlegtkader:

“Of een eis een geschiktheidseis of een uitvoeringseis betreft, is een vraag van uitleg die aan de hand van de zogenaamde CAO-norm dient te worden beantwoord. Deze norm houdt in dat een bepaling naar objectieve maatstaven moet worden uitgelegd, waarbij in beginsel de bewoordingen van die bepaling, gelezen in het licht van de gehele tekst, van doorslaggevende betekenis zijn. Het komt daarbij aan op wat de normaal oplettende en goed geïnformeerde inschrijver in deze aanbestedingsprocedure daaruit heeft mogen begrijpen.” (r.o. 4.9)

De rechter keek vervolgens naar de plaatsing en formulering van de minimumeisen:

“Hoofdstuk 7 (…) vermeldt de minimum gunningseisen (…) Paragraaf 7.2 bevat als tweede minimum gunningseis het ‘voldoen aan lijst van eisen’. (…) Het Programma van Eisen (…) vermeldt (…) dat zijn inschrijving voldoet aan alle gestelde minimumeisen. (…) De voorzieningenrechter is van oordeel dat het (…) duidelijk was (…) dat reeds bij de inschrijving aan de gestelde minimumeisen moest worden voldaan en dat daarvan niet eerst bij aanvang van de uitvoering (…) sprake kon zijn.” (r.o. 4.10)

Tot slot benadrukte de rechter het belang van de testdagen:

“Niet valt in te zien hoe deze gebruikersbeoordelingen aan het totaaloordeel over de helmcommunicatie sets kunnen bijdragen, indien op de daartoe georganiseerde testdagen niet de sets worden getest die door de uiteindelijk winnende inschrijver zullen worden aangeboden en tijdens de uitvoering van de opdracht zullen worden gebruikt.” (r.o. 4.11)

Conclusie van de rechtbank: De IP56-eis is een inschrijvingseis. Inschrijvers moesten bij inschrijving aantonen dat hun aangeboden sets aan deze eis voldeden. Het ontbreken daarvan rechtvaardigde uitsluiting van alle inschrijvers (en dus een heraanbesteding).

Voor aanbestedende diensten:

• Formuleer duidelijk of een eis bij inschrijving of tijdens uitvoering geldt. Gebruik signaalwoorden als “bij inschrijving aantonen” of “gedurende de looptijd”.
• Plaats inschrijvingseisen onder een aparte rubriek, zoals “minimumgunningseisen”.
• Wees alert op de samenhang met beoordelingsmomenten, zoals testdagen.

Voor inschrijvers:

• Lees aanbestedingsstukken kritisch en let op tijdstipwoorden.
• Twijfel? Stel een vraag in de Nota van Inlichtingen.