Reiskostenvergoeding

Reiskostenvergoedingen tijdens de coronacrisis

Omwille van het coronavirus werken veel werknemers momenteel thuis. Veel van deze werknemers ontvangen vaste vergoedingen die passen bij het normale werkpatroon. Nu dit werkpatroon is veranderd, kan dit gevolgen hebben voor de loonheffingen. Het is daarom zaak dat u zich hier als werkgever van bewust bent, zodat tijdig actie kan worden ondernomen.

Reizen met eigen vervoer

Werkgevers mogen reiskosten van € 0,19 per kilometer gericht vrijgesteld (belastingvrij) vergoeden aan werknemers. De werkgever heeft hierbij keuze uit drie regelingen.

Methode 1: De wettelijke vaste reiskostenvergoeding

Voor de reiskosten van een werknemer die op ten minste 128 dagen naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, geldt een gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding. Bij het vaststellen van de hoogte van de vergoeding mag ervan uitgegaan worden dat de werknemer steeds (= 214 dagen) naar die plaats reist, ook al is dat in werkelijkheid dus maar (minimaal) 128 dagen. De vergoeding mag maximaal   € 0,19 per kilometer bedragen. De aantallen van 214 en 128 dagen per kalenderjaar gelden alleen voor werknemers die ten minste een vijfdaagse werkweek hebben. Voor werknemers met een kortere werkweek, worden de aantallen dagen naar evenredigheid verminderd. Naast bovenstaande regeling uit de Wet op de loonbelasting worden keurde een besluit[1] onderstaande methodes ook goedgekeurd door de Belastingdienst.

Methode 2: Nacalculatie

Bij een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie komen werkgever en werknemer een vaste reiskostenvergoeding overeen. Legt de werknemer meer kilometers af dan waarin was voorzien, dan komt hij in aanmerking voor een aanvullende vrije vergoeding. Het omgekeerde geldt evenzeer. Als achteraf blijkt dat de vergoeding bovenmatig was dient de werknemer de vergoeding deels terug te betalen. In plaats daarvan kan het bovenmatige deel ook alsnog als loon worden aangemerkt. Aan deze methode is de voorwaarde verbonden dat de nacalculatie (met de eventuele bijbehorende gevolgen) plaatsvindt aan het einde van het kalenderjaar. 

Methode 3: De praktische methode

Kort samengevat houdt deze regeling in dat, wanneer een fulltimer 70% van de werkdagen naar zijn werkplek reist, de werkgever hiervoor een vergoeding van 214 x reisafstand woon-werk x twee (heen en terug) x € 0,19 cent per kilometer mag geven. Voor een werknemer die in deeltijd werkt, mag een pro rata gedeelte van 214 dagen vergoed worden. Deze regeling mag echter niet toegepast worden indien de werknemer meer dan zes weken afwezig is.

Conclusie

1. Wanneer gekozen is voor methode 1 dan geldt dat de vaste vergoeding moet worden aangepast wanneer wordt voorzien dat de werknemer voor minder dan 128 dagen naar zijn vaste werkplek gaat reizen. In verband met de coronacrisis is het op dit moment nog onduidelijk of deze 128 dagen behaald kunnen worden.

Wij adviseren werkgevers voorzichtigheidshalve om de reiskostenvergoeding stop te zetten nadat de werknemer langer dan zes weken vanuit thuis werkt. Wij verwachten dat de Belastingdienst nadere berichtgeving zal verzorgen waarin wordt aangegeven hoe werkgevers mogen omgaan met de reiskostenvergoedingen ten tijde van deze coronacrisis, maar nu daarvan nog geen sprake is wordt met het stopzetten van de reiskosten voorkomen dat de Belastingdienst achteraf van oordeel is dat deze vergoedingen niet onbelast vergoed mochten worden en u als werkgever correctieberichten moeten indienen voor de reeds gedane aangiften loonheffingen of dat de reiskostenvergoedingen aanmerkt moeten worden als eindheffingsloon.

Wanneer de langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, geldt ten aanzien van de zeswekentermijn dat de vaste reiskostenvergoeding in de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast kan worden uitbetaald. Concreet betekent dit het volgende. Vanaf 16 maart 2020 laat de werkgever de werknemers thuis werken. De periode van zes weken thuis werken eindigt op 27 april 2020. Dit betekent dat de rest van de maand april nog onbelast mag worden vergoed. Vanaf 1 mei 2020 zet de werkgever de reiskostenvergoeding stop.  Daarna is een vaste onbelaste reiskostenvergoeding pas weer toegestaan per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel.

2. Indien methode 2 wordt gehanteerd dan kan ervoor worden gekozen om na 6 weken, i.e. na 1 mei 2020, ook de reiskostenvergoeding stop te zetten, zodat de werknemer niet aan het einde van het jaar een (aanzienlijk) bedrag terug hoeft te betalen. Immers worden onder deze methode slechts de werkelijk gemaakte kilometers vergoed. Nu de werknemer thuis werkt, maakt hij ook geen woon-werkkilometers.

3. Wanneer u methode 3 hanteert geldt in ieder geval de regel dat reiskostenvergoeding niet meer gericht vrijgesteld is na afloop van de zesde week van de afwezigheid. U zet de reiskostenvergoeding ook in deze situatie stop op 1 mei 2020.

Wij houden u op de hoogte zodra de Belastingdienst nadere informatie publiceert ten aanzien van reiskostenvergoedingen in deze tijden van de coronacrisis.

Reizen met het openbaar vervoer

Reist een werknemer ten behoeve van zijn dienstbetrekking met het openbaar vervoer, dan mag zijn werkgever hem in plaats van € 0,19 per kilometer ook de werkelijk gemaakte kosten belastingvrij vergoeden, dan wel vervoersbewijzen belastingvrij verstrekken. De gerichte vrijstelling voor de kosten van OV-vervoer is vanaf het eerste moment van thuiswerken dus al niet meer mogelijk, omdat er geen werkelijke kosten meer worden gemaakt. Voor werknemers met abonnementen dienen deze dus zo snel mogelijk gepauzeerd te worden. Voor de concrete mogelijkheden hieromtrent verwijzen wij u graag naar ww.ns.nl. Ten aanzien van de werknemers met jaarabonnementen (die niet gepauzeerd kunnen worden) dient de periode waarin niet gereisd wordt, voor rekening van de werknemer te worden genomen, zodat de werkgever niet achteraf geconfronteerd wordt met correctieverplichtingen of deze OV-reisvergoedingen als eindheffingsloon moet aanmerken.

Mocht u vragen hebben naar aanleiding van bovenstaande, neem dan graag contact met ons op.

Boris Emmerig, Demi van Zantvoort en Lennart van de Peppel

[1] Het besluit van 20 maart 2015, Staatscourant 2015, 8385.

Lennart van de Peppel, fiscalist

Boris Emmerig, Managing Partner, Finance

Demi van Zantvoort

Tom Zondag

< Vorige

Volgende >

Spring naar toolbar