Fiscale aspecten van thuiswerken

Thuiswerken is here to stay. Ook na de coronacrisis zullen werknemers die dat kunnen, deels thuis werken. Welke fiscale mogelijkheden hebben werkgevers om werknemers die thuis werken, te ondersteunen bij het geschikt maken van de thuiswerkplek?

1. Werkgevers zijn op grond van de Arbowet, tenzij dat niet redelijkerwijs van hen kan worden gevergd, gehouden om werkplekken in te richten volgens de ergonomische beginselen, ook als dat een eigen werkplek is in de woning van de werknemer. Hiervoor bestaat een fiscale vrijstelling voor arbovoorzieningen.
2. Onder voorwaarden kan een werkgever ervoor kiezen om bepaalde ICT-gerelateerde middelen onbelast te verstrekken aan werknemers. Denk hierbij aan een noodzakelijke laptop, beeldscherm, printer en scanner. Ook bestaat er een vrijstelling voor hulpmiddelen die (nagenoeg) geheel zakelijk gebruikt worden.
3. Ten slotte bestaat er nog een algemene fiscale vrijstelling, ook wel bekend als de vrije ruimte. Tot een bepaald bedrag, afhankelijk van de totale fiscale loonsom, mag de werkgever onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan haar werknemers toekennen. De werkgever heeft, tot op zekere hoogte, de vrijheid om zelf te kiezen aan wat voor soort vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte wordt besteed en aan welke groep werknemers. Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte voor 2020 verhoogd van 1,7% naar 3% voor loonsommen tot € 400.000, om de werkgevers meer ruimte te geven extraatjes aan hun werknemers onbelast te verstrekken. Voor loonsommen vanaf € 400.000 is de vrije ruimte 1,2% voor 2020. Voor 2021 is voorgesteld om deze re verlagen naar 1,18%.

In de praktijk blijkt dat er discussies zijn met de Belastingdienst over de manier waarop deze vrijstellingen moeten worden toegepast. De Arbowet bepaalt dat een werkgever de kosten die zijn verbonden aan de naleving van de Arbowet niet ten laste van zijn werknemers mag brengen. De Belastingdienst meent dat dit betekent dat de Arbo-kosten voor een werkplek thuis geen onderdeel mogen uitmaken van een cafetariaregeling of een individueel keuzebudget. Ook in de situatie dat een werknemer een duurder bureau wil dan de werkgever wil vergoeden en de werknemer bereid is het meerdere zelf te betalen, meent de Belastingdienst dat sprake is van een niet-toegestane eigen bijdrage van de werknemer. Voorts mag de werkgever het internetabonnement thuis niet naar rato van het aantal thuiswerkdagen vergoeden, anders zou er volgens de Belastingdienst ook sprake zijn van een eigen bijdrage. Het is jammer dat in deze tijden dit soort discussies gevoerd moeten worden. Wat overigens wel mag is het vergoeden van een Corona-test in het kader van preventie- en verzuimbeleid. De praktijk zou gebaat zijn met een allesomvattend besluit waarin de fiscale gevolgen van thuiswerken worden geregeld. Hierbij kan dan ook aandacht worden besteed aan reiskostenvergoedingen en vaste onkostenvergoedingen. Voor het jaar 2020 is hiervoor beleid uitgevaardigd. Dat loopt af op 1 januari 2021. Of zo’n besluit er ook gaat komen, is niet bekend. U doet er hoe dan ook goed aan om zich door ons te laten adviseren wanneer u uw arbeidsvoorwaardenbeleid wilt aanpassen in verband met thuiswerken. Hierbij kunnen verschillende varianten worden onderscheiden met elk hun eigen fiscale gevolgen, voetangels en klemmen. Wij helpen u graag goed te navigeren door de complexe wet- en regelgeving.