De nieuwe UBO-registratieplicht

Nederland had op grond van Europese regelgeving uiterlijk op 10 januari 2020 wetgeving moeten aanpassen in het kader van de invoering van het UBO-register. Deze deadline werd niet gehaald. Met veel vertraging wordt het UBO-register binnenkort in Nederland ingevoerd. Op 27 september 2020 treedt de verplichting voor vennootschappen en andere juridische entiteiten om hun uiteindelijk belanghebbend(en) (de zogenoemde UBO of Ultimate Beneficial Owner) te registreren in werking. Per 8 juli 2020 waren juridische entiteiten al verplicht om informatie over hun UBO’s te verzamelen en bij te houden en waren stichtingen verplicht om uitkeringen van 25% of minder van de uitgekeerde bedragen in een boekjaar bij te houden.

Wie is de UBO?

De UBO is ieder natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigendom of zeggenschap heeft in een vennootschap of andere juridische entiteit. De natuurlijke personen die in ieder geval als een UBO van bijvoorbeeld een B.V. of N.V. worden aangemerkt, zijn de natuurlijk personen met een direct of indirect aandelen- of zeggenschapsbelang van meer dan 25% in de B.V. of N.V. Voor andere juridische entiteiten geldt een vergelijkbaar uitgangspunt.

Er wordt door de bedrijfsstructuur heen gekeken totdat een natuurlijk persoon is gevonden met een belang van meer dan 25% in de vennootschap of andere juridische entiteit. Indien geen UBO kan worden aangewezen, wordt een ‘pseudo-UBO’ geregistreerd: één of meer statutair bestuurder(s) in het geval van een B.V. of N.V.

In de volgende twee voorbeelden wordt weergegeven hoe de UBO verificatie volgens de Nederlandse wetgeving zal uitwerken.

Voor welke entiteiten geldt de UBO-registratieplicht?

De UBO-registratieplicht geldt voor in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten. Er is geen registratieplicht in Nederland voor in het buitenland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten.

De volgende vennootschappen en andere juridische entiteiten dienen de UBO-gegevens te registreren in het UBO-register: besloten vennootschappen (BV), niet-beursgenoteerde naamloze vennootschappen (NV), Europese naamloze vennootschappen (SE) met de statutaire zetel in Nederland en Europese coöperatieve vennootschappen (SCE) met de statutaire zetel in Nederland, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid (formele vereniging) en informele verenigingen die een onderneming drijven, onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties, stichtingen, maatschappen, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma (VOF), rederijen, Europese economische samenwerkingsverbanden en kerkgenootschappen.

Een aantal juridische entiteiten zijn uitgezonderd van de registratieplicht. Het betreft eenmanszaken, publieke rechtspersonen, beursgenoteerde NV’s en hun 100%-dochtermaatschappijen, Verenigingen van Eigenaren (VvE) en verenigingen zonder volledige rechtspersoonlijkheid die geen onderneming drijven.

Verplichtingen per 8 juli 2020

Registratieplichtige entiteiten dienen reeds per 8 juli 2020 informatie over hun UBO’s te verzamelen en bij te houden. Bovendien is de UBO verplicht om mee te werken aan een verzoek tot informatie van de entiteit.

Bovendien zijn stichtingen verplicht begunstigen die een uitkering van 25% of minder van de uitgekeerde bedragen in een boekjaar op te nemen in een register in de interne administratie.

Verplichtingen per 27 september 2020

Op 27 september 2020 treedt de verplichting tot registratie van de UBO-informatie in werking. In het UBO-register worden de gegevens van de UBO opgenomen. Het UBO-register maakt onderdeel uit van het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Deze registratieverplichting roept een aantal vragen op.

Op wie rust de registratieplicht?

Degene aan wie de vennootschap of andere juridische entiteit toebehoort of ieder van de bestuurders of – als die er niet zijn – degene die met de dagelijkse leiding is belast, is verplicht tot het doen van de inschrijving van de UBO-informatie en dient ervoor te zorgen dat de informatie te allen tijde juist en volledig is.

Binnen welke termijn moeten de UBO-gegevens worden geregistreerd?

Bestaande vennootschappen en juridische entiteiten hebben na de inwerkingtreding van de UBO-registratieplicht 18 maanden de tijd om de UBO’s te registreren. De registratieplicht treedt per 27 september 2020 in werking, zodat de eerste opgave uiterlijk op 27 maart 2022 dienen plaats te vinden. Nieuw op te richten rechtspersonen dienen de UBO’s direct te registreren bij de eerste aanmelding in het Handelsregister voor de registratie van hun onderneming.

Handhaving in het geval van niet-naleving van de registratieverplichting?

Het handelen in strijd met de UBO-registratieverplichting of het niet voldoen aan de UBO-registratieverplichting vormt een economisch delict wordt bestraft met hechtenis van ten hoogste zes maanden, taakstraf of geldboete van €21.750.

Welke gegevens zijn toegankelijk en wie heeft er toegang tot de gegevens in het register?

De naam, de geboortemaand en het geboortejaar, de woonstaat en de nationaliteit van de UBO en de aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang (25%-50%, 50%-75%, 75%-100%) zijn openbaar en kunnen door eenieder worden ingezien. Aanvullende gegevens zoals het BSN, het TIN (buitenlands fiscaal identificatienummer), de geboortedag, de geboorteplaats, het geboorteland en het woonadres van de UBO en documenten op grond waarvan de identiteit van de UBO en de aard en omvang van het economische belang van de UBO kan worden geverifieerd, zijn slechts inzichtelijk voor de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIE) en de daartoe aangewezen bevoegde autoriteiten.

Voor de identificatie van de raadplegers van het UBO-register is nog geen datum van inwerkingtreding bekend.

Kunnen gegevens worden afgeschermd?

In uitzonderlijke situaties kunnen de openbare gegevens worden afgeschermd. Afscherming van openbare gegevens is slechts mogelijk in het geval van minderjarigen en andere handelingsonbekwamen en personen die onder politiebescherming staan.

Voor afscherming van de gegevens moet een verzoek worden ingediend bij de Kamer van Koophandel. In het geval van minderjarigen zal een dergelijk verzoek steeds worden gehonoreerd. Door het verzoek tot afscherming in te dienen met de registratie van de minderjarige in het UBO-register, wordt voorkomen dat de informatie van de minderjarige tijdelijk bekend zal zijn.

Wat zijn de gevolgen voor de privacystructuren?

Uiteindelijk belanghebbenden kunnen nu nog door middel van een (open) commanditaire vennootschap (CV) of een stichting administratiekantoor (STAK) worden afgeschermd. De STAK of de (open) CV staat geregistreerd als aandeelhouder van een BV of NV. De persoonsgegevens van de beherend vennoten van de CV worden wel geregistreerd in het Handelsregister, terwijl de persoonsgegevens van de stille vennoten niet worden geregistreerd. Bij de STAK kunnen de certificaathouders van de STAK anoniem blijven. Na de inwerkingtreding van UBO-register kunnen dergelijke privacy-structuren niet meer worden ingezet om de persoonsgegevens van de UBO van de onderliggende BV of NV af te schermen. De (open) CV en de stichting met een jaaromzet van minder dan € 6 miljoen hoeven (ongewijzigd) evenwel geen jaarrekening te deponeren, waardoor het vermogen van deze CV of deze STAK niet openbaar wordt.

Terugmeldplicht

Voor instellingen die op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht zijn een cliëntonderzoek in te stellen, zoals advocaten- en notariskantoren, trustkantoren en banken, geldt per 27 september 2020 een terugmeldplicht. Dit betekent dat deze Wwft-instellingen onjuiste of onvolledige gegevens betreffende UBO’s dienen te melden aan de Kamer van Koophandel. Gedurende de termijn van achttien maanden om aan de registratieplicht te voldoen, hoeft de Wwft-instelling niet van de cliënt te verlangen dat de UBO’s worden geregistreerd.

Contact

Wilt u advies over de UBO-registratieplicht of wilt u hulp bij het registreren de UBO-gegevens? Onze specialisten helpen u graag bij het voldoen aan de UBO-registratieplicht.