De Virtuele AvA; Holla Antwoorden

De meeste statuten bepalen dat een AvA fysiek moet plaatsvinden. Sinds februari van dit jaar hebben meerdere ondernemingen in verband met de Corona crisis hun toevlucht gezocht tot een digitale AvA via een telefoon of videoverbinding. De vraag is nu of besluiten op die virtuele vergadering rechtsgeldig zijn. Een volledig digitale AvA was tot nu toe niet toegestaan, ook niet als je de mogelijkheid van ‘digitaal’ bijwonen van de AvA in je statuten hebt opgenomen. In dat geval (de zgn. ‘hybride vergaderingen’) bleef namelijk ook een fysieke bijeenkomst vereist waar aandeelhouders dan virtueel konden verschijnen. Besluiten die niet aan de statuten voldoen kunnen nietig of vernietigbaar zijn. Met soms vérstrekkende consequenties. Om daarin te voorzien is de coronanoodwet op 24 april 2020 in werking getreden die aan ondernemingen de mogelijkheid biedt een volledig digitale AvA te houden. De noodwet heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. Wat zijn de concrete gevolgen? De coronanoodwet regelt dat een algemene vergadering waarbij aandeelhouders (of leden van een vereniging) geen toegang hebben tot een fysieke vergadering toch rechtsgeldig is. Onder deze vergadervoorwaarden:

• aandeelhouders moeten in staat worden gesteld om de AvA volledig langs de elektronische weg te volgen. Dit betekent dat de vergadering telefonisch of via een video livestream is te volgen. Dat de vergadering alleen elektronische is te volgen en dus niet fysiek kan worden bijgewoond, moet in de oproeping voor de AvA worden vermeld.
• aandeelhouders moeten voor of in de AvA kunnen stemmen via een elektronisch communicatiemiddel (bijvoorbeeld per e-mail).
• aandeelhouders moeten tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord.
• als een aandeelhouder niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan de digitale vergadering (denk aan een gebrekkige verbinding), zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig.
• voor naamloze vennootschappen en voor besloten vennootschappen geldt dat de AvA in veel gevallen vóór 30 juni 2020 moet plaatsvinden; voor de naamloze vennootschap kan de algemene vergadering worden uitgesteld met vier maanden. De termijn voor het opmaken van de jaarrekening kan voor B.V.’s en N.V.’s worden uitgesteld met vijf maanden.

Antwoorden voor de praktijk Ik heb al virtueel vergaderd De noodwet heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. Als de AvA vóór 16 maart 2020 al virtueel heeft plaatsgevonden, is het goed om na te gaan of de besluiten op deze AvA rechtsgeldig zijn genomen. Voor de hybride digitale AvA geldt dat de besluiten rechtsgeldig zijn, ook als de statuten geen mogelijkheid bieden voor een digitale AvA. Als de AvA vóór 16 maart 2020 volledig digitaal heeft plaatsgevonden, ligt dat anders. Als aan de vergadervoorwaarden is voldaan, dan is verdedigbaar dat deze besluiten op grond van de redelijkheid en billijkheid (art. 2:8 BW) in het licht van de uitzonderlijke omstandigheden vermoedelijk ook rechtsgeldig genomen zijn. Mijn virtuele vergadering vindt binnenkort plaats en ik heb al opgeroepen Als aan alle vergadervoorwaarden is voldaan, kunnen er rechtsgeldige besluiten worden genomen. Als in de oproeping niet is vermeld dat de vergadering digitaal plaatsvindt (vergadervoorwaarde 1) dan moet het bestuur ten minste 48 uur voorafgaand aan de vergadering mededelen dat deze digitaal zal plaatsvinden en kunnen de besluiten dus rechtsgeldig worden genomen. Conclusie Door deze noodwet kunnen besluiten digitaal rechtsgeldig worden genomen en kunnen de corona maatregelen worden nageleefd. In de meeste gevallen zal de noodwet een oplossing bieden, maar als u twijfelt of het om belangrijke besluiten gaat, kan het toch verstandig zijn besluiten te bekrachtigen door middel van een nieuwe (virtuele) vergadering. Dat schept zekerheid. Als u wenst te sparren over de gevolgen van de coronanoodwet voor uw onderneming en de AvA kunt u contact opnemen met een van onze specialisten ondernemingsrecht Pim van de Goor of Ayla van den Heuvel.