Les indemnités des frais de déplacement et le coronavirus

Aux Pays-Bas, de nombreux salariés touchent chaque mois une indemnité des frais de déplacement. Le coronavirus a poussé de nombreuses personnes à travailler à domicile. Qu’arrive-t-il à l’indemnité de frais de déplacement? Jusqu’à présent, les autorités fiscales néerlandaises ont été souples et le télétravail n’ a pas affecté l’indemnité, même si les salariés ne se déplacent pas. Par contre, à partir du 1er janvier 2022, la possibilité de remboursement non imposé de ces frais de déplacement peut expirer si les salariés ne se déplacent pas assez souvent. En tant qu’employeur, comment pouvez-vous organiser cela au mieux possible? 

Quand vous déterminez les indemnités de déplacement, vous êtes tenu de respecter les règles et directives fiscales. Dans ce blog, nous allons tout d’abord expliquer en quoi consistent ces règles et directives. Ensuite, nous abordons les mesures d’urgence prises par le gouvernement néerlandais pour résoudre les problèmes liés au coronavirus. Nous concluons par la situation telle qu’elle sera au 1er janvier 2022 et nous donnons trois alternatives différentes à l’indemnité de déplacement. 

La base juridique

La loi ne prévoit aucune réglementation sur l’indemnisation des frais de déplacement. L’employeur n’est donc pas obligé de verser une indemnité. Cela peut être différent si une convention collective de travail est appliquée au sein de l’entreprise. Cette convention peut prévoir une disposition donnant droit au salarié à une indemnité de déplacement. Dans ce cas, l’employeur devra se conformer à la convention.

Si le contrat de travail prévoit que l’employeur rembourse les frais de déplacement du salarié, il s’agit en principe d’un avantage émanant de la relation de travail. L’employeur peut déterminer le montant des frais de déplacement à rembourser au salarié. Toutefois, un montant de 0,19 € par kilomètre est fixé comme le montant maximal sur lequel aucune taxe ne doit être payée. Si le salarié se sert de son propre moyen de transport afin de se rendre au travail, l’employeur peut donc lui accorder une indemnité non imposable des frais de déplacement jusqu’à 0,19 € par kilomètre pour les trajets domicile-travail. Cela s’applique aussi si le salarié se sert de ce moyen de transport pour d’autres déplacements professionnels. Le type du moyen de transport privé utilisé par le salarié n’a pas d’importance. 

Exemple

À titre d’exemple, si un salarié habite à 8 kilomètres de son lieu de travail et se rend chaque jour à son travail, l’employeur peut lui verser une indemnité maximale non imposable de 3,04 euros (0,19 x 16 euros) par jour. Évidemment, un employeur peut payer davantage, mais il devra alors payer les impôts sur ce montant. Pour la grande majorité d’employeurs, il ne s’agira pas d’une option attrayante. 

Pour l’employeur, cette indemnité kilométrique comporte énormément de tracas administratifs, car le nombre de kilomètres exact doit être enregistré, un employé des RH doit donner son accord et la fiche de paie doit être ajustée chaque mois en fonction du montant à payer net au salarié.

L’ « arrangement pratique » : une indemnité fixe

C’est la raison pour laquelle un « arrangement pratique » pour les indemnités de déplacement a été conçu sur la base d’un décret de 2015. Cela suppose qu’un salarié a un comportement de déplacement fixe. La partie « pratique » de cet arrangement est la suivante : le nombre de jours ouvrables est fixé à 214 jours par an pour un salarié à temps plein. Si pendant au moins 60 % de ces jours (128 jours pour des salariés à temps plein) le salarié se rend au lieu de travail, l’indemnité de déplacement peut être versée à hauteur de 0,19 € par kilomètre, comme s’il se rendait au travail pendant 214 jours. 

Coronavirus

En raison du coronavirus, de nombreux salariés travaillent à domicile. Cela signifie que, dans de nombreux cas, les 60 % requis ne sont pas atteints. En tant qu’employeur, devez-vous maintenant adapter votre politique de frais de déplacement? Si vos salariés touchent une indemnité de déplacement fixe de votre part tout en travaillant (presque) entièrement à domicile en raison du coronavirus, vous n’êtes pas obligé d’adapter l’indemnité fixe toute de suite.

Au moins jusqu’au 1er janvier 2022, l’indemnité de déplacement fixe en vigueur peut encore être versée par l’employeur sans être imposée. Même si ces frais de déplacement ne sont plus (entièrement) engagés en raison du travail à domicile, à condition qu’il s’agisse d’indemnités fixes qui ont déjà été accordées par l’employeur avant le 13 mars 2020.

Et après?

À partir du 1er janvier 2022 il ne sera plus permis de prendre en compte le nombre de kilomètres parcourus par le salarié avant la pandémie. Par conséquent, à partir de l’année prochaine , l’indemnité de 0,19 € ne peut être remboursée sans être imposée que dans la situation où le salarié a effectivement fait le trajet.

Il existe plusieurs méthodes pour continuer d’appliquer l’indemnité fixe de déplacement. Les différentes méthodes, qui pourront donc encore être appliquées après le 1er janvier 2022 sont examinées plus en détail ici. 

Méthode 1 : l’indemnité fixe de déplacement prévue par la loi 

Pour les frais de déplacement d’un employé se rendant à un lieu de travail fixe pendant au moins 128 jours, une indemnité de déplacement fixe ciblée et exonérée s’applique comme c’était déjà le cas avant la pandémie. Pour déterminer le montant de l’indemnité, on peut supposer que l’employé se rend toujours (= 214 jours) à cet endroit, même si cela ne représente en fait que (au moins) 128 jours. L’indemnité ne peut pas dépasser 0,19 € par kilomètre. Pour les salariés qui ont une semaine de travail plus courte, le nombre de jours est réduit proportionnellement. 

Méthode 2: calcul a posteriori (« Nacalculatie ») 

Dans le cas d’une indemnité de déplacement fixe avec un calcul a posteriori, l’employeur et le salarié conviennent d’une indemnité de déplacement fixe. Si l’employé parcourt plus de kilomètres que prévus, il a droit à une allocation supplémentaire et sans impôt. L’inverse est également vrai. S’il s’avère par la suite que l’indemnité est excessive, le salarié devra rembourser une partie de l’indemnité. Alternativement, la partie excessive peut être qualifiée de salaire. Cette méthode est soumise à la condition que le calcul a posteriori (et ses conséquences potentielles) ait lieu à la fin de l’année civile. 

Méthode 3: la méthode pratique 

La méthode pratique signifie que si un salarié travaillant à temps plein se rend au travail pendant 70 % des jours ouvrables, l’employeur peut lui verser une indemnité de 214 x la distance parcourue x deux (aller-retour) x 0,19 centimes d’euro par kilomètre. Pour un salarié travaillant à temps partiel, une partie proportionnelle de 214 jours peut être remboursée. Toutefois, ce règlement ne peut pas être appliqué si le salarié est absent pendant plus de six semaines.

Appliquer selon la situation

Pourtant, chacun de ces trois méthodes connait des points faibles, selon les circonstances. Par exemple, il est encore très douteux que la condition selon laquelle les salariés doivent se rendre au lieu de travail fixe pendant 128 jours, puisse être remplie. Pour l’instant, il n’y a toujours pas de perspective concrète de la fin de la pandémie. L’alternative du calcul à posteriori n’est pas recommandée pour la même raison. Ni l’employeur ni le salarié ne peut encore estimer le nombre de kilomètres professionnels qui seront parcourus cette année. La conséquence serait que soit l’employeur soit le salarié courrait le risque de devoir rembourser un montant considérable en décembre 2021 afin de corriger les frais de déplacement déjà indemnisés abusivement. La troisième méthode ne peut plus être appliquée si les salariés travaillent à domicile pendant plus de six semaines consécutives. La méthode qui fonctionne dans toutes les situations serait de verser les indemnités de transport sur une base de notes de frais.

Conclusion

Les salariés travaillent encore beaucoup à domicile et continueront à le faire plus souvent à l’avenir. Pour les entreprises, il est important d’examiner quel mode d’indemnité des frais de déplacement est le plus intéressant pour l’avenir. Si vous versez actuellement des indemnités de déplacement fixes, il se peut que ce soit intéressant de les supprimer à partir du 1er janvier 2022. 

Et pourquoi ne pas tirer parti de la nouvelle législation pour mettre en place une politique de travail à domicile pour l’époque post-Covid ? 

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à contacter les avocats du French Desk de notre cabinet.