Verwarring bij het deponeren van de jaarrekening 2013: op 8 december 2014 of toch op 31 januari 2015?

Het bestuur van de BV dient de jaarrekening binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar op te maken. Op grond van bijzondere omstandigheden kan de aandeelhoudersvergadering deze termijn met maximaal 6 maanden verlengen tot maximaal 11 maanden. De jaarrekening moet worden ondertekend door de bestuurders van de BV en vervolgens door de aandeelhoudersvergadering worden vastgesteld. Indien de jaarrekening is vastgesteld, moet de BV de jaarrekening binnen 8 dagen openbaar maken doormiddel van deponering bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Indien de jaarrekening binnen 2 maanden na het verstrijken van de opmaaktermijn (van 5 of maximaal 11 maanden) nog niet door de aandeelhoudersvergadering is vastgesteld, moet het bestuur de opgemaakte (“voorlopige”) jaarrekening onverwijld openbaar maken, met vermelding dat de jaarrekening nog niet is vastgesteld. Uiterlijk 13 maanden na afloop van het boekjaar moet de (vastgestelde of voorlopige) jaarrekening aldus openbaar zijn gemaakt. Geldt dit ook voor BV’s waarvan de aandeelhouders tevens bestuurder zijn?

Aandeelhouder is tevens bestuurder:

Op 1 oktober 2012 is de Wet vereenvoudiging en flexibilisering BV-recht in werking getreden. Een onderdeel daarvan is art. 2:210 lid 5 BW, dat bepaalt dat indien alle aandeelhouders van de BV tevens bestuurder zijn, ondertekening van de opgemaakte jaarrekening door alle bestuurders tevens geldt als vaststelling door de aandeelhoudersvergadering. De statuten van de BV kunnen vereenvoudigde vaststelling van de jaarrekening uitsluiten. In sommige gevallen (zoals in het MKB) zullen er geen andere vergadergerechtigden zijn en geen statutaire uitsluiting, zodat aan de voorwaarden voor vaststelling is voldaan. Denk hierbij aan de eenmans-BV. De termijn waarbinnen het bestuur de jaarrekening moet opmaken bedraagt 5, maximaal 11 maanden. De jaarrekening dient binnen 8 dagen na vaststelling openbaar gemaakt te worden. Indien de bestuurders tevens aandeelhouders zijn en de bestuurders de opgemaakte jaarrekening hebben ondertekend dan is deze dus vastgesteld en gaat de termijn van 8 dagen voor openbaarmaking vanaf de datum van de ondertekening lopen. Dat zou betekenen dat de publicatietermijn in dat geval maximaal 11 maanden en 8 dagen bedraagt: er dient dan dus op 8 december 2014 gepubliceerd te worden!

Foutje, bedankt !?

De wetgever heeft bij de invoering van deze bepaling over het hoofd gezien dat de uiterlijke termijn voor het publiceren van de jaarrekening ineens onbedoeld is teruggeschroefd van 31 januari 2015 naar 8 december 2014. Door deze nieuwe bepaling valt het moment van opmaken van de jaarrekening en vaststelling door de algemene vergadering ineens samen, waardoor de publicatie binnen 8 dagen na verstrijken van de termijn (van maximaal 11 maanden) dient te geschieden: uiterlijk op 8 december 2014. Uiteraard kan de werking van artikel 2:210 lid 5 BW worden uitgesloten in de statuten, waardoor de uiterlijke publicatiedatum alsnog weer op 31 januari 2015 komt te liggen. Bij nieuwe BV’s gebeurt dat ook vaak. Bij reeds bestaande BV’s die al bestonden (voor 1 oktober 2012) is dat niet het geval. In oktober 2013 is een (reparatie)wetsvoorstel ingediend, die deze onbedoelde bijwerking zou moeten repareren. Volgens de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel komt de reparatie er op neer dat als de statuten reeds bepalen dat de jaarrekening dient te worden vastgesteld door de aandeelhoudersvergadering (zoals in meeste statuten is opgenomen), dit dient te gelden als een afwijking van de regeling van artikel 2:210 lid 5 BW. De uiterste publicatiedatum is dan dus weer 31 januari 2015. Omdat het wetsvoorstel nog niet is aangenomen, kan er voor de aankomende publicatiedatum voor het boekjaar 2013 nog geen gebruik van gemaakt.

Advies: “Better safe than sorry”:

Ook al is er een reparatiewetsvoorstel ingediend, tot het moment dat het wetsvoorstel is aangenomen geldt voor BV’s – waarvan de aandeelhouders tevens bestuurder zijn – dat de jaarrekening voor het boekjaar 2013 uiterlijk op 8 december 2014 dient te worden gedeponeerd. Het gevolg van niet tijdige deponering van de jaarrekening (in geval van faillissement) is dat de bestuurder zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld hetgeen wordt vermoed een belangrijke oorzaak van het faillissement te zijn geweest!

In alle overige gevallen – indien de aandeelhouders niet tevens bestuurder van de vennootschap zijn – dient het bestuur ervoor te waken dat de aandeelhoudersvergadering de jaarrekening (voor het boekjaar 2013) binnen 2 maanden nadat deze is opgemaakt vaststelt en dat deze jaarrekening vervolgens uiterlijk op 31 januari 2015 wordt gedeponeerd.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Pim van de Goor. Tel. +31 40 23 80 643