Thuiswerken; de juridische do’s en dont’s

Voor wiens rekening en risico komt langdurig thuiswerken als gevolg van de coronapandemie?

Inmiddels verkeert Nederland al ruim twee maanden in een zogenaamde ‘intellectuele lockdown’. Nu het aantal besmettingen en ziekenhuisopnames een afname vertoont, wordt een aantal maatregelen versoepeld. Zo kunnen we vanaf 1 juni – zij het op gepaste afstand – weer een drankje op het terras nuttigen of in een kleinschalige setting weer een bezoek brengen aan de bioscoop.

Iets wat echter op de korte duur nog niet zal veranderen, betreft het thuiswerken. Nog altijd is het advies van het kabinet van kracht om werknemers zo veel als mogelijk thuis te laten werken. Gelijktijdig zijn op dit moment veel werkgevers ook druk bezig om de werkplekken aan te passen op de ‘1,5 meter-maatschappij’. Aangezien een volledige bezetting van de aangepaste werkplek veelal niet tot de mogelijkheden behoort, zal ook wanneer bedrijven en kantoren de deuren weer openen deels vanuit huis worden gewerkt. Daarbij komt dat werknemers de afgelopen periode hebben ervaren dat het thuiswerken voordelen met zich brengt. De verwachting is dat thuiswerken na de coronapandemie niet meer uit onze samenleving kan worden weggedacht; er wordt door D66 en GroenLinks zelfs gewerkt aan een initiatiefwet gericht op het recht om thuis te mogen werken.

In onze praktijk merken wij dat de plotselinge overgang naar langdurig thuiswerken veel onduidelijkheid en vragen met zich meebrengt voor werkgevers (en werknemers). In dit artikel gaan wij daarom dieper in op een aantal arbeidsrechtelijke en aansprakelijkheidsrechtelijke aspecten van het thuiswerken.

 Arbeidsrechtelijke aspecten

Sinds 2016 kunnen werknemers op grond van de Wet flexibel werken verzoeken om een aanpassing van de werktijden, arbeidsplaats of arbeidsduur. Als een werknemer op grond van de Wet flexibel werken een verzoek indient voor wijziging van de arbeidsplaats, dan kan dit ook zien op thuiswerken. De arbeidsplaats wordt dan (meestal voor een gedeelte van de arbeidsuren) gewijzigd naar het adres van de werknemer indien het verzoek door de werkgever wordt ingewilligd. Vaak wordt daarbij als voorwaarde door de werkgever gesteld dat de werknemer een thuiswerkovereenkomst ondertekent. In deze overeenkomst tussen de werkgever en werknemer worden de voorwaarden voor het werken vanuit huis opgenomen, bijvoorbeeld over bereikbaarheid van de werknemer en samenwerking met collega’s, maar ook op welke wijze er wordt voldaan aan de geldende Arbowetgeving en voor wiens rekening de kosten voor een ergonomisch ingerichte werkplek komen.

Sinds het uitbreken van de coronapandemie hebben zowel werkgevers als werknemers te maken met een geheel nieuwe situatie rondom thuiswerken. Het thuiswerken vindt immers in beginsel niet plaats op verzoek van de werknemer en is ook geen vrije keuze van de werkgever; het zijn de omstandigheden rond de coronapandemie en de maatregelen vanuit de overheid die partijen hiertoe dwingen. Dit maakt dat er sprake is van een bijzondere situatie, die zowel van werkgevers als werknemers om een extra inspanning vraagt. Gelijktijdig leidt de coronapandemie er niet toe dat de regels uit de Arbowetgeving plotseling niet meer gelden.

Thuiswerken en Arbowetgeving

 Thuiswerken valt binnen de Arbowetgeving onder het begrip ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Op basis van deze kwalificatie geldt voor thuiswerken een verlicht arbo-regime. Dit verlichte regime brengt met zich mee dat bepaalde arboverplichtingen niet van toepassing zijn, zoals bijvoorbeeld verplichtingen ten aanzien van brandgevaar en vluchtwegen, maar ook verplichtingen ten aanzien van de grootte van de werkruimte en de aanwezigheid van toiletten.

Op de werkgever blijft echter ook bij thuiswerken de verplichting rusten om te zorgen voor een veilige (en gezonde) werkplek. Dit houdt onder meer in dat de werkgever zorg moet dragen voor een  thuiswerkplek die ergonomisch is ingericht en waar nodig de werknemer moet faciliteren door het aanbieden van de benodigde arbeidsmiddelen. Daarbij kan worden gedacht aan een ergonomische stoel of bureau, maar ook aan zaken zoals een los toetsenbord en goede verlichting.  Daarnaast zijn ook de regels uit de Arbowet en het Arbobesluit over de RI&E, het geven van voorlichting, beeldschermwerk, werkdruk en de regels voor pauzes van toepassing bij het thuiswerken.

De kosten die moeten worden gemaakt om te voldoen aan de arboverplichtingen komen op grond van artikel 44 van de Arbeidsomstandighedenwet voor rekening van de werkgever. Dit geldt dus ook voor de ergonomische inrichting van de werkplek. Indien werknemers hiervoor zelf kosten moeten maken, dan kunnen zij deze kosten declareren bij de werkgever, uiteraard alleen indien en voor zover deze kosten noodzakelijk waren en dit vooraf is afgestemd met de werkgever. Beschikt de werknemer al over materialen die een veilige werkomgeving garanderen? Dan hoeft de werkgever voor wat betreft deze materialen geen aanvullende kosten te maken.

Thuiswerkprotocol

 In onze praktijk zien wij dat steeds meer werkgevers ervoor kiezen om de regels rondom thuiswerken op te nemen in een thuiswerkprotocol. In dit protocol kunnen bijvoorbeeld regels worden opgenomen op het gebied van de ergonomisch ingerichte werkplek, onderlinge communicatie en bereikbaarheid. Daarnaast kan ook worden ingegaan op het beleid dat de werkgever hanteert ten aanzien van het beperken van de werkdruk (psychosociale arbeidsbelasting). Een thuiswerkprotocol is niet alleen behulpzaam ten tijde van de coronapandemie, maar kan ook toegepast worden – al dan niet met enkele aanpassingen – indien thuiswerken in de toekomst weer plaatsvindt na een verzoek daartoe van de werknemer. Heeft u hulp nodig met het opstellen van een thuiswerkprotocol of vragen over de rol van de ondernemingsraad bij dit traject? Neem dan gerust contact op.

Tot slot, zoals ook in de inleiding opgemerkt is de verwachting dat thuiswerken (al dan niet voor enkele dagen) ook na de coronapandemie populair zal blijven. Om te voorkomen dat een werknemer zou kunnen stellen dat er een ‘recht’ op thuiswerken is ontstaan, kan het dan ook geen kwaad om waar nodig binnen de organisatie te communiceren dat de situatie van thuiswerken slechts geldt ten tijde van de bijzondere situatie rond de coronapandemie en dat de werkgever daarbij de maatregelen en instructies van het RIVM en de overheid opvolgt.

Aansprakelijkheidsrechtelijke aspecten

 Wanneer de werkgever de verplichtingen uit de Arbowetgeving die ook gelden voor de thuiswerkplek van werknemers niet in acht neemt c.q. hier niet aan voldoet, dan kan dit zowel leiden tot aansprakelijkheid van de werkgever op grond van artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek (BW) als – al dan niet in theorie – tot boetes van de Inspectie SZW. Inspecteurs van de Inspectie SZW hebben namelijk de bevoegdheid om werkplekken te controleren en thuiswerkplekken zijn daar niet van uitgesloten.

Werkgeversaansprakelijkheid

Een werkgever is op grond van artikel 7:658 BW verplicht om zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Zoals hiervoor reeds is opgemerkt, reikt deze zorgplicht van de werkgever verder dan het eigen kantoorpand. Ook ten aanzien van de thuiswerkers dient de werkgever namelijk te voldoen aan de wettelijke zorgplicht. Wanneer een werknemer stelt en bij betwisting bewijst dat hij in de uitoefening van de werkzaamheden schade heeft opgelopen, is hiermee – in beginsel – de aansprakelijkheid van de werkgever gegeven, tenzij de werkgever aantoont dat hij aan zijn zorgplicht ter zake heeft voldaan.

Deze constructie van de aansprakelijkheid brengt in het algemeen een ruime bescherming van de werknemer met zich mee. Wanneer een werkgever niet aan de zorgplicht heeft voldaan, dan wel niet kan aantonen dat hij hieraan heeft voldaan, is hij namelijk aansprakelijk voor de schade die zijn werknemer in de uitoefening van de werkzaamheden ondervindt. Dit maakt dat de werkgever in de wijze waarop hij zijn bedrijfsvoering vormgeeft te allen tijde rekening dient te houden met deze zorgplicht. Maar hoe gaat dit in de praktijk wanneer de werknemer vanuit huis werkt?

De zorgplicht ten aanzien van de thuiswerkplek

De inspanningen die een werkgever dient te verrichten teneinde aan zijn zorgplicht te voldoen, kunnen in vier verschillende fases worden onderscheiden. Zo dient een werkgever (1) te informeren naar de situatie van de thuiswerker en dient hij zijn werknemer (2) herhaaldelijk te instrueren wat betreft veilig en gezond thuiswerken. Indien dat noodzakelijk is, zal een werkgever bovendien moeten (3) faciliteren dat de thuiswerker op verantwoorde wijze zijn werkzaamheden kan uitvoeren. Last but not least is het in algemene zin van belang dat de werkgever toeziet op de naleving van de door hem gegeven constructies. Aldus dient de werkgever te (4) controleren of sprake is van een veilige en gezonde werkplek.

1. Informeren

Nu zo veel als mogelijk thuiswerken in ieder geval in een aantal sectoren nog enige maanden het uitgangspunt is, zijn we in een fase aanbeland dat werkgevers, wanneer dit nog niet is gebeurd, in kaart behoren te brengen of werknemers op een veilige (en gezonde) manier thuiswerken. De werkgever mag er namelijk niet vanuit gaan dat een werknemer uit eigen initiatief aan de bel trekt wanneer zijn thuiswerkplek hem bijvoorbeeld niet in staat stelt om de werkzaamheden op een ergonomisch verantwoorde wijze uit te voeren. Aldus dient de werkgever actief te informeren of de werknemer over de juiste arbeidsmiddelen beschikt en of sprake is van een gezonde werkdruk.

Zo kan een werkgever bijvoorbeeld een checklist aan de werknemer ter beschikking stellen om de thuiswerkplek te beoordelen, of bij een bedrijven met een kleiner personeelsbestand de werknemer verzoeken om een foto van de thuiswerkplek aan de werkgever toe te sturen. Daarnaast is het ook belangrijk om als werkgever zo nu en dan aan de werknemer te (laten) vragen hoe het gaat. Is er bijvoorbeeld sprake van een toename in de werkdruk? Lukt het om de werk-privé balans te bewaken? En hoe gaat de samenwerking op afstand met collega’s?

2. Instrueren

De werkgever dient echter niet enkel te informeren naar de thuiswerkplek van de werknemer, maar dient aan zijn werknemer tevens – herhaaldelijk – duidelijke instructies te geven wat betreft het veilige en gezonde werken. Zo is het belangrijk dat een werkgever zijn werknemer voorlicht ten aanzien van de specifieke eisen waaraan een ergonomisch ingerichte werkplek dient te voldoen en de werknemer bewust maakt van de wijze waarop beeldschermwerk verantwoord kan worden verricht.

Concreet kan in dit verband worden gedacht aan het toezenden van een thuiswerkinstructie aan de werknemers. Op de website van ArboNed kunt u een voorbeeld van een thuiswerkinstructie raadplegen. In deze instructie wordt bijvoorbeeld op praktische wijze toegelicht hoe een werknemer zijn werkplek ergonomisch verantwoord kan inrichten, maar wordt ook gewezen op het belang van het maken van ‘gewone werkdagen’. De werkgever dient namelijk niet enkel zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte werkplek, maar dient ook te waken voor  psychosociale overbelasting. Verder kan worden gedacht aan het aanbieden van een online cursus verantwoord thuiswerken of het laten plaatsvinden van een online werkplekcheck door een ergonoom.

Van belang is dat het in beginsel niet volstaat om de werknemer eenmalig voor te lichten. De op een werkgever rustende voortdurende zorgverplichting maakt namelijk dat herhaaldelijk dient te worden geïnstrueerd teneinde er voor te zorgen dat de werknemer ergonomisch verantwoord werkt.

3. Faciliteren

 Wanneer een werkgever op de hoogte is van de omstandigheid dat een werknemer niet over een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek beschikt, dient de werkgever te faciliteren dat de werknemer thuis op een verantwoorde wijze de werkzaamheden kan uitvoeren. Bij concrete kennis wordt dan ook verwacht dat de werkgever overgaat tot actie. Zoals hiervoor opgemerkt, komen de kosten die in dit verband worden gemaakt op grond van artikel 44 van de Arbeidsomstandighedenwet voor rekening van de werkgever.

De verplichting om zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek geldt echter niet wanneer dit redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden gevergd. Wanneer de werknemer bijvoorbeeld incidenteel of voor korte tijd thuiswerkt, kan van de werkgever in beginsel niet worden verwacht dat deze direct overgaat tot het faciliteren van de thuiswerkplek. Inmiddels werkt een groot deel van Nederland echter al enkele maanden vanuit huis. Nu de verwachting is dat deze situatie bovendien nog enige tijd zal aanhouden, is de werkgever dan ook niet vrijgesteld van zijn verplichting om – waar nodig – voor een veilige en gezonde thuiswerkplek te zorgen.

Dit betekent echter niet dat de werkgever direct over dient te gaan tot de aanschaf van een geheel nieuwe thuiswerkplek voor de werknemer. Ook minder financieel belastende alternatieven behoren tot de mogelijkheden. Zo zal het merendeel van het op kantoor aanwezige meubilair op het moment niet worden gebruikt. De werkgever kan er dan ook voor kiezen om het kantoormeubilair dat op het moment niet wordt gebruikt bij de werknemers thuis te (laten) bezorgen.

4. Controleren

Met het geven van instructies en het waar nodig faciliteren van de werknemers is de werkgever er echter nog niet. De werkgever dient namelijk in algemene zin namelijk ook toe te zien op de correcte naleving van de door hem gegeven instructies. In het kader van de zorgplicht voor de thuiswerkers is het echter voorstelbaar dat een beperkt belang aan deze fase toekomt. Het zal voor een werkgever gezien het gebrek aan zeggenschap over de thuiswerkplek namelijk lastig zijn om concreet toezicht te houden op de naleving. Dit maakt dat de nadruk van de zorgplicht komt te liggen op het herhaaldelijk instrueren en het waar nodig faciliteren van de thuiswerker.

Tot slot

Wij realiseren ons dat dit een vreemde tijd is die veel van werkgevers (en werknemers) vergt. Er bestaat geen handboek voor werkgevers hoe zij dienen om te gaan met een plotselinge pandemie die leidt tot langdurig thuiswerken. Wij menen dat goede communicatie vanuit de werkgever onmisbaar is in een situatie van langdurig thuiswerken. Gelijktijdig geldt echter ook dat de bestaande wetgeving – die ook geldt tijdens deze coronapandemie – duidelijk is wat betreft de verdeling van de kosten en risico’s van thuiswerken. Met dit artikel hopen wij u dan ook meer inzicht te hebben gegeven in de juridische do’s en dont’s van thuiswerken, zodat u hiermee in de praktijk aan de slag kunt gaan.

Meer vragen over dit onderwerp? Voor arbeidsrechtelijk gerelateerde onderwerpen kunt u contact opnemen met specialist Angela Ruijter. Heeft u een aansprakelijkheidsrechtelijke vraag? Neem dan gerust contact op met specialist Iris Cuijpers.