Tax Alert: Thuiswerkplek

Tax Alert: Update handreiking over thuiswerkplek vergoedingen

De Belastingdienst heeft op 8 maart 2021 de nieuwe handreiking ‘Welke gerichte vrijstellingen gelden voor de werkplek thuis?’ gepubliceerd. Het gaat om een actualisatie van de handreiking die we al enkele jaren kennen. Er zijn bijvoorbeeld nieuwe voorbeelden toegevoegd en bestaande voorbeelden uitgebreid. Door de coronacrisis werken de meeste werknemers verplicht thuis en de verwachting is ook dat na afloop van de crisis (gedeeltelijk) thuiswerken steeds gebruikelijker zal worden. De handreiking is daarom nu meer dan ooit van belang.

1. Verschil vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen

Voordat we ingaan op de gerichte vrijstellingen, lichten we nog kort toe wat het verschil is tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.

Wanneer een werknemer kosten maakt voor een voorziening die de werkgever voor haar rekening neemt, spreken we van een “vergoeding”. De werkgever zelf kan ook de voorziening aanschaffen en deze verstrekken aan de werknemer die vervolgens eigenaar wordt van de voorziening. In dat geval spreken we van een “verstrekking”. Een werkgever kan daarnaast ook “ter beschikking stellen”. In dat geval heeft de werknemer slechts een gebruiksrecht (bruikleen) ten aanzien van de voorziening.

Alles wat een werkgever aan een werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt in het kader van de dienstbetrekking, kwalificeert als loon (in natura). De maatstaf voor de waardering van loon in natura is de factuurwaarde. Het gaat dan om de waarde die een derde ter zake van het niet in geld genoten loon aan de werkgever in rekening brengt. Het factuurbedrag kan hoger of lager zijn dan de waarde in het economische verkeer. De waarde in het economische verkeer speelt pas een rol als er geen sprake is van een derde die de werkgever ten aanzien van de voorziening een bedrag in rekening brengt of heeft gebracht.

Echter, om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, zijn een aantal thuiswerkplekvoorzieningen gericht vrijgesteld of op nihil gewaardeerd.

2. Arbovoorzieningen

De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen is van toepassing als de werkgever aan de volgende voorwaarden voldoet:

• De arbovoorzieningen hangen samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
• De werknemer gebruikt die voorzieningen (gedeeltelijk) in de werkruimte.
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
• De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Denk hierbij aan een zitgelegenheid en een werkblad of werktafel, die doelmatig zijn. In de werkruimte zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting.
• Voorbeelden van arbeidsvoorzieningen zijn een bureaustoel, een bureau en een bureaulamp. Deze vallen onder de gerichte vrijstelling als zij voldoen aan de voorwaarden.

Wanneer de voorziening niet aan de voorwaarden voldoet, dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

3. Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Het noodzakelijkheidscriterium is van toepassing indien:

• De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
• De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer.
• De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen, als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Noodzakelijk

‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van de werknemer, dan is de werkgever hier financieel verantwoordelijk voor. De kosten van een noodzakelijke voorziening komen voor rekening van de werkgever. Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening. Dit voordeel hoeft de werkgever niet tot het loon te rekenen. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als een werknemer mag kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening.

Gereedschap en dergelijke apparatuur

Voorbeelden van gereedschap zij n: fototoestel van fotograaf, muziekinstrument van muzikant en kwast van schilder. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden.

Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Hieronder vallen desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software kunnen ook onder de gerichte vrijstelling vallen. Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn een organizer, een printer en een navigatiesysteem.

Cafetariaregelingen
Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld. Deze voldoen niet aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bestuurders en commissarissen

Voor bestuurders geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als de werkgever aannemelijk kan maken dat de voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet. Dit geldt ook voor commissarissen die een werkgever verloont via opting-in. In deze gevallen heeft de werkgever de bewijslast.

Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium?

Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Voorbeeld: vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur

Alle werknemers ontvangen een vergoeding van € 500 voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

Zonder factuur komt de vergoeding van € 500 ten laste van de vrije ruimte.
De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.

Voorbeeld: vaste thuiswerkvergoeding

Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2 per dag zijn. Deze kosten zien op koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

De vaste vergoeding van € 2 per dag komt ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.

Voorbeeld: kosten internet- en telefoonabonnement

Een werknemer werkt thuis. Kan een werkgever de kosten van een internet- en telefoonabonnement onbelast vergoeden?

Internetaansluiting

Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Dit geldt ook als de werkgever slechts een deel van de internetkosten vergoed. Dit kan bijvoorbeeld bij een deeltijdmedewerker voorkomen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.

Abonnementskosten

Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Voorbeeld: internet in 3-in-1-pakket

Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?

De werkgever moet bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, moet de werkgever informeren bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling. Wanneer de werkgever de rest ook vergoedt, dan is dat deel belast loon. Hij mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

De fiscalisten van Holla Advocaten denken graag met u mee bij het opstellen van een voordelige thuiswerkvergoeding-regeling voor uw werknemers.