In het bankje van: de accountant

Fraude op de werkvloer: de rol van de accountant?

Helaas komt het steeds vaker voor, fraude op de werkvloer. Wat is de rol van de accountant? Ik zal dit toelichten aan de hand van de volgende casus.

Een familiebedrijf is uitgegroeid van onderneming van vader en zoon naar een onderneming met ruim 50 medewerkers. Zoals het een familiebedrijf betaamt, was er sprake van lange dienstverbanden en was alles gebaseerd op vertrouwen. De administratie werd sinds jaar en dag verzorgd door Jan. Jan was accuraat, had een aimabele persoonlijkheid en was een vriend van de familie. Omdat de omzet van het bedrijf sterk toenam, werd het bedrijf controleplichtig. Een accountant moet dan een oordeel geven over de getrouwheid van de cijfers. Tijdens een van de controles merkte de accountant in kwestie – terloops – op dat de marges op onverklaarbare wijze onder druk stonden terwijl het erg goed ging met het bedrijf.

Fraude en vertrouwen
Op een dag downloadde de bestuurder van het familiebedrijf een zogenaamde “mobiele app” op zijn smartphone, zodat hij op ieder gewenst moment het saldo van de bankrekening kon checken.Tot zijn verbazing constateerde de bestuurder dat er een forse betaling was verricht aan Jan. Verbaasd vroeg hij Jan naar de achtergrond van deze betaling. Jan kon voor deze betaling geen logische verklaring geven. Nader onderzoek wees uit dat Jan, in een periode van 6 jaar, ruim € 1.000.000 naar zichzelf had overgemaakt. Hoe? Heel simpel: Jan had de rechten van het boekhoudprogramma. Jan wijzigde de betalingsbatch tussen het moment van controle door de bestuurder en het accorderen en betalen van de batch door de bestuurder. Hier zat namelijk een geruime tijd tussen. Jan bleek gokverslaafd, het geld is verdwenen.

Kan de accountant, naast de bestuurder, een verwijt worden gemaakt?
Het is de primaire verantwoordelijkheid van de bestuurder om toe te zien op dit soort praktijken. Indien vervolgens blijkt dat er fraude is gepleegd leidt dit in algemene zin niet tot verwijtbaar handelen van de accountant. Echter, op het moment dat de accountant zogenaamde frauderisicofactoren op het spoor komt: “het gaat goed, maar de marges staan op onverklaarbare wijze onder druk” of “de administrateur heeft teveel bevoegdheden”, dan kan de accountant niet stil blijven zitten. Hij heeft de verplichting dit bij het bestuur, of bij andere organen belast met governance, te melden en daarop actie te ondernemen.

Conclusie
Hoewel het primair de verantwoordelijkheid is van de bestuurder om fraude op het spoor te komen, dient de accountant te wijzen op gesignaleerde frauderisicofactoren en actie te nemen. Indien de accountant dit ten onrechte niet doet bestaat de mogelijk de accountant zowel tuchtrechtelijk als civielrechtelijk aan te spreken!

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Pim van de Goor, 040 23 80 600.