Het recht van inzage v. het recht op respect voor correspondentie

Stelt u zich eens voor: u dient een verzoek in tot inzage van uw persoonsgegevens. Uw verzoek wordt deels geweigerd nu een aantal e-mails interne notities zouden zijn die persoonlijke gedachten van medewerkers bevatten en uitsluitend zouden zijn bedoeld voor intern overleg en beraad. Mag het verzoek eigenlijk wel op deze gronden worden geweigerd en hoe verhoudt zich dit tot het recht op respect voor correspondentie?

Een verzoek tot inzage van persoonsgegevens kan worden ingediend op grond van artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). Een betrokkene heeft namelijk het recht om de persoonsgegevens die over hem of haar zijn verzameld, in te zien en te beoordelen op rechtmatigheid en juistheid. De uitleg van het begrip ‘persoonsgegevens’ is echter bepalend voor de reikwijdte van dit inzagerecht.

Zijn uw gedachten over mij, mijn persoonsgegevens?

In een recente uitspraak ging de rechtbank Midden-Nederland in op deze vraag. De rechtbank benadrukt dat het Hof van Justitie in 2017 een ruime uitleg heeft toegekend aan het begrip ‘persoonsgegeven’. Het begrip strekt zich namelijk potentieel uit tot zowel objectieve als subjectieve informatie die de betrokkene betreft. Van subjectieve informatie is sprake indien de informatie wegens haar inhoud, doel of gevolg verbonden kan worden aan een natuurlijk persoon. Dit betekent dat als gegevens medebepalend zijn voor de wijze waarop een betrokken persoon in het maatschappelijk verkeer wordt behandeld of beoordeeld, die gegevens als persoonsgegevens worden aangemerkt.

Kortom: persoonsgegevens zijn niet alleen gegevens op basis waarvan een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd, maar ook feitelijke of waarderende gegevens over eigenschappen, opvattingen of gedragingen van een persoon.

Er wordt vaak aan een dergelijk inzageverzoek voldaan door een gestructureerd overzicht van de persoonsgegevens te verstrekken. De rechtbank merkt in deze zaak echter op dat feitelijke en waarderende gegevens over eigenschappen of gedragingen zich niet goed lenen voor een opname in het verwerkingsoverzicht. Gelet op eerdere uitspraken van de Hoge Raad heeft de betrokkene dan ook recht op een kopie van de documenten waarin deze persoonsgegevens wél zijn opgenomen. De rechtbank komt vervolgens tot het oordeel dat vaak kan worden voldaan aan het recht van inzage door een verwerkingsoverzicht te verstrekken. Echter, nu de e-mails van de medewerkers feitelijkheden en waarderingen over eiser bevatten, oordeelt de rechtbank dat ook deze moeten worden getoond bij een verzoek tot inzage. Dit kan bijvoorbeeld door een kopie van de (passages van de) betreffende e-mails in te laten zien en de persoonsgegevens van eventuele derden te anonimiseren.

De rechtbank voegt daar nog wel aan toe dat op grond van artikel 23 AVG geen persoonsgegevens hoeven te worden verstrekt indien er gewichtige belangen zijn op basis waarvan het noodzakelijk is een uitzondering te maken op het inzagerecht. Verweerder heeft echter in deze zaak niet duidelijk gemaakt welk gewichtig belang aan de orde zou zijn. De conclusie is dan ook dat verweerder aan eiser ten onrechte, althans onvoldoende gemotiveerd, geen inzage heeft gegeven in zijn persoonsgegevens die in de e-mails waren opgenomen.

Is dit in lijn met eerdere rechtspraak?

Uit de rechtspraak blijkt dat het tot september 2019 vaste lijn was om onder het inzagerecht niet te hoeven tonen: “interne notities die persoonlijke gedachten van medewerkers bevatten en uitsluitend zijn bedoeld voor intern overleg.” Dit werd in oktober 2017 ook nog bevestigd door het hof Den Haag. Voor een geslaagd beroep op het recht van inzage moest het immers gaan om feitelijke gegevens en interne stukken daarentegen waren enkel bedoeld voor intern overleg en beraad.

In september 2019 kwam het hof Den Haag echter, wat mij betreft, met een tamelijk baanbrekend arrest. Het hof oordeelde dat het recht op inzage niet op voorhand, zonder meer, kan worden geblokkeerd omdat in de desbetreffende documenten sprake zou (kunnen) zijn van vertrouwelijke correspondentie of stukken waarin persoonlijke gedachten en adviezen zijn verwoord, die zijn opgesteld met het oog op intern overleg of beraad, dan wel interne besluitvorming. Het recht op inzage in vertrouwelijke documenten kan volgens het hof wel worden beperkt indien dit noodzakelijk is voor de bescherming van rechten en vrijheden van anderen (wederom artikel 23 AVG).

Het hof oordeelde dat het verzoek tot inzage in de ‘vertrouwelijke’ persoonsgegevens toewijsbaar was. Het hof voegde daar nog wel aan toe dat de documenten die ter inzage worden getoond, mogen worden geanonimiseerd. Dat wil zeggen dat de uitlatingen niet meer herleidbaar zijn tot de persoon die de uitlating heeft gedaan. Wie de uitlating heeft gedaan is immers niet relevant voor de beoordeling van de rechtmatigheid van de gegevensverwerking, terwijl het niet-anonimiseren wel een aantasting kan opleveren van de rechten van de persoon die de uitlating heeft gedaan.

Op het eerste gezicht lijkt de recente uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland in lijn te zijn met de eerdere uitspraak van het hof. Ik vraag mij echter af of er door de rechtbank nu niet een nieuwe en ruimere lijn is ingezet. Waar het hof in 2019 onder de reikwijdte van het inzagerecht al begreep “vertrouwelijke notities en/of correspondentie die persoonlijke gedachten bevatten en uitsluitend bedoeld zijn voor persoonlijk gebruik”, valt nu wellicht iedere soort correspondentie onder het inzagerecht (tenzij artikel 23 AVG van toepassing is).

Hoe verhoudt zich dit tot het recht op respect voor correspondentie?

Het recht op respect voor correspondentie is neergelegd in artikel 8 lid 1 van het Europees Verdrag van de rechten van de mens (hierna: EVRM) en heeft tot doel de vertrouwelijkheid van communicatie te beschermen in een groot aantal verschillende situaties. Denk hierbij aan brieven van persoonlijke of professionele aard, pakketten die in beslag zijn genomen of telefoongesprekken vanuit een particuliere of bedrijfsruimte. Interessant is de vraag hoe dit recht zich verhoudt tot bovenstaande uitspraken.

Het feit dat nu ook feitelijkheden en waarderingen van medewerkers over eigenschappen, opvattingen of gedragingen van een persoon, moeten worden getoond bij een verzoek tot inzage kan voor vervelende situaties zorgen. Mag nu bijvoorbeeld een ‘disfunctionerende’ werknemer inzage vragen in correspondentie tussen een leidinggevende en een HR-medewerker over zijn ‘disfunctioneren’? Of gaat dat dan toch te ver en raakt dit de vertrouwelijkheid van communicatie als gegeven onder artikel 8 EVRM? Ik ben van mening dat de uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland de ratio van het inzagerecht ietwat voorbijschiet. Zoals eerder al werd aangegeven is de ratio van het inzagerecht dat een betrokkene in staat wordt gesteld kennis te nemen van al zijn of haar persoonsgegevens en deze te controleren op rechtmatigheid en juistheid. Nu de reikwijdte van het inzagerecht – in ieder geval in de uitspraak van de rechtbank – nog verder lijkt te zijn verruimd, acht ik de toepassing van het recht van inzage in bepaalde omstandigheden in strijd met het recht op respect voor correspondentie. Dit zal echter van geval tot geval moeten worden beoordeeld.

Heeft u een vraag over de reikwijdte van het inzagerecht, neemt u dan gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee!