Fiscaal: reiskosten en thuiswerken

Fiscale update reiskosten en thuiswerken

Het kabinet heeft op 18 december 2020 aangekondigd dat de vaste reiskostenvergoeding voor werknemers ook over de maand januari 2021 kan worden uitbetaald, ook al reizen werknemers niet of minder naar hun werkplek. Aanvankelijk zou deze tegemoetkoming eindigen op 1 januari 2021. Het deed wat vreemd aan dat de maatregel met slechts één maand verlengd werd. Op 21 januari jl. heeft het kabinet aangekondigd dat deze maatregel verlengd wordt tot 1 april a.s. Over de maanden februari en maart kan derhalve ook nog de vaste reiskostenvergoeding worden uitbetaald. Voorwaarde blijft hierbij dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever waren toegekend.

Voor wat betreft thuiswerken geeft het kabinet aan dat het al mogelijk om onder voorwaarden bepaalde thuiswerkgerelateerde kosten onbelast te vergoeden, bijvoorbeeld arbovoorzieningen en ICT-middelen. Probleem hierbij is dat de bestaande wetgeving niet is toegesneden op de huidige situatie rond thuiswerken en het dus nog wel eens knelt in de praktijk. Andere thuiswerkvergoedingen kunnen worden vergoed uit de vrije ruimte in de Werkkostenregeling. Deze vrije ruimte is ook voor 2021 uitgebreid van 1,7% naar 3% over de eerste EUR 400.000 van de loonsom, ofwel met EUR 5.200. Dat is natuurlijk niet een enorm bedrag en om die reden kan het ook hier in praktijk knellen.

Op dit moment wordt er gekeken naar mogelijkheden om onbelast ook andere thuiswerkkosten te vergoeden en wordt ook gekeken naar een aanpassing van het regime voor het vergoeden van reiskosten. De ambitie is om te komen tot structurele maatregelen die ook na de Coronacrisis doorwerken. Meer concreet is het kabinet op dit moment echter niet.

Wij verwachten dat de mogelijkheid om de vaste reiskostenvergoeding vanaf de maand april door te betalen, komt te vervallen. De meeste bedrijven hebben al genoeg financiële moeilijkheden zodat een afname van kosten allemaal de levensvatbaarheid ten goede komt. Bovendien zijn de kosten van thuiswerken meestal lager dan de reiskostenvergoeding die op de thuiswerkdag wordt betaald. Voor extra kosten van thuiswerken wordt vaak een bedrag van EUR 2 per dag genoemd. Woont iemand meer dan vijf kilometer van de werkplek, dan is de vaste reiskostenvergoeding al hoger.

U doet er dan ook verstandig aan om zich te beraden op een aanpassing c.q. versobering van de vaste vergoeding voor reiskosten vanaf 1 april a.s. U kunt bijvoorbeeld alleen een vergoeding geven voor werkelijke reisdagen. Of dit mogelijk is, hangt af van de arbeidsvoorwaarden en een versobering is voor werknemers makkelijker verteerbaar indien u een alternatief aanbiedt. Ook wanneer u de reiskostenvergoeding niet wilt aanpassen, moet u de aanwezigheid van uw werknemers op de werkplek kunnen aantonen. Zij dienen dan 2021 nog minimaal 128 dagen op de werkplek aanwezig te zijn (bij een fulltime dienstverband). Dat aantal zal niet makkelijk nog te halen zijn. Wij adviseren u graag over de arbeidsrechtelijke en fiscale mogelijkheden. Daarbij geldt dat het goed is om tijdig in actie te komen want de datum van 1 april is dichtbij.