De noodzaak ven een goede thuiswerkregeling

hybride werken

De wereld is na corona veranderd. Millenials – maar ook zeker de niet-millennials – willen graag hybride werken. Dat betekent in veel gevallen, twee of drie dagen thuiswerken en twee op kantoor. De zogenoemde dinsdag- en donderdageconomie. Hybride werken kan ook betekenen dat werknemers de laptop mee willen nemen naar het vakantieadres. Dan kunnen ze daar in de ochtenden werken en in de middagen genieten van de zee en açai bowls. 

Hybride werken is zeker mogelijk. Hieraan kleven wel ook fiscale- en socialezekerheidsrechtelijke risico’s. Zowel wanneer er alleen in Nederland wordt (thuis)gewerkt, als over onze landsgrens.

Om alle van toepassing zijnde regels als werkgever te waarborgen in een intern thuiswerkbeleid van levensbelang. Waarom?

  • Het kan zijn dat de cafetariaregeling niet optimaal gebruikt wordt. Door te optimaliseren bewerkstellig je lagere werkgeverslasten en kun je de werknemers een hoger netto loon bieden.
  • Als je geen duidelijke afspraken maakt ten aanzien van het ter beschikking stellen, vergoeden of verstrekken (een wezenlijk fiscaal verschil!) van bijvoorbeeld thuiswerk attributen, kan dit voordeel kwalificeren als loon in natura. Naheffingsaanslagen loonbelasting kunnen volgen!
  • Het kan zijn dat de bijtelling van de auto van de zaak verhoogd moet worden omdat meer wordt thuisgewerkt en dus meer privé wordt gereden. Wellicht kan worden aangetoond dat de fiets van de zaak niet gebruikt wordt op thuiswerkdagen, omdat die achter het hek van de werkgever blijft staan. Bovendien mag de bijtelling van de fiets van de zaak worden afgewezen als eindheffingsloon en ten laste gebracht van de vrije ruimte. Dat geldt niet voor de auto van de zaak. Wordt van deze fiscaal vriendelijke mogelijkheid al gebruik gemaakt?
  • Het kan zijn dat de vaste onbelaste reiskostenvergoeding  herrekend moet worden bij één of meerdere thuiswerkdagen. Ook de samenloop met de vaste onbelaste thuiswerkvergoeding is hierbij van belang. Zoals hierboven genoemd geldt, non-compliancy kan leiden tot naheffingsaanslagen loonbelasting en sociale premies met fiscale boetes en belastingrente.
  • Bij werken over de grens kan het zijn dat je als werkgever een verplichting krijgt om een equivalent van loonbelasting of sociale premies in te houden op het loon van de werknemer en af te dragen in dat andere land. Dit kan door je als werkgever te registreren bij de daartoe bevoegde loketten in dat land. Het kan voordelig zijn om een A1-verklaring aan te vragen voor de werknemer of deze vrijwillige te verzekeren in Nederland.

Kortom, een hoop zaken om goed te regelen, en dan hebben we het alleen nog maar over de fiscale noodzaak van een goede thuiswerkregeling!

Samen met mijn collega’s van arbeidsrecht (Joris), aansprakelijkheidsrecht (Iris) en IT- en privacyrecht (Femmie) heb ik een nieuw thuiswerkproduct ontwikkeld om het flexibel werken voor uw werknemers mogelijk te maken.

Nieuwsgierig geworden? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op!