Aandeelhoudersregister kwijt: wat moet ik als bestuurder?

Het bestuur van een B.V. of N.V. (bij aandelen op naam) is verplicht om een aandeelhoudersregister bij te houden. Het register – doorgaans in de vorm van een fysiek boekje – bevat onder andere de namen en adressen van de aandeelhouders, het aantal gehouden aandelen en de datum waarop deze zijn verkregen. Het aandeelhoudersregister vermeld ook een eventuele certificering, verpanding, beslaglegging en een vruchtgebruik op de aandelen. Het komt in de praktijk regelmatig voor dat een aandeelhoudersregister kwijt is omdat het zelden wordt gebruikt. Het aandeelhoudersregister is bijvoorbeeld nodig als er aandelen worden overgedragen, nieuwe aandelen worden uitgegeven of bij een statutenwijziging. In die gevallen controleert de notaris namelijk de gegevens uit het register. Zo is voor de overdracht van aandelen een kopie van het aandeelhoudersregister onvoldoende.

Verantwoordelijkheid van het bestuur

Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid om een aandeelhoudersregister te bewaren en up-to-date te houden. Zo bent u als bestuur(der) namelijk verplicht om bij een zoekgeraakt aandeelhoudersregister een vervangend register op te stellen. Het bestuur van een B.V. heeft namelijk op grond van artikel 2:194 BW de verplichting om een aandeelhoudersregister bij te houden. Deze verplichting geldt ook voor het bestuur van een N.V. (artikel 2:85 BW) ten opzichte van houders van aandelen op naam. Als het bestuur geen aandeelhoudersregister houdt, dan kan dit leiden tot aansprakelijkheid op grond van onbehoorlijk bestuur. Het niet (bij)houden kan zelfs worden aangemerkt als een economisch delict. In de Tweede Kamer zijn de afgelopen jaren initiatieven ingediend tot het instellen van een centraal aandeelhoudersregister (CAHR). Helaas zonder enig resultaat, de behandeling is mede door de komst van het UBO-register opgeschort.

Aandeelhoudersregister kwijt?

Gelukkig kan het register worden vervangen door bijvoorbeeld een notaris. Hiervoor is vereist dat het bestuur formeel vaststelt dat het oude aandeelhoudersregister wordt vervangen. Vervolgens zal bij het opstellen van het vervangende aandeelhoudersregister onder meer gebruikt worden gemaakt van de statuten en andere bestaande (notariële) stukken om na te gaan wie de aandeelhouders van de vennootschap zijn.

Weigering om het aandeelhoudersregister te vervangen

Maar wat als een bestuurder weigert om een vervangend aandeelhoudersregister op te maken? Het Gerechtshof Amsterdam heeft hier in 2020 uitspraak over gedaan (ECLI:NL:GHAMS:2020:470). In dit conflict tussen drie bestuurders weigerde één van de bestuurders om medewerking te verlenen aan het opmaken van een vervangend aandeelhoudersregister nadat het origineel was zoekgeraakt. De betreffende bestuurder weigerde het betreffende bestuursbesluit te ondertekenen zodat er geen vervangend aandeelhoudersregister kon worden vastgesteld. In eerste aanleg (bij de voorzieningenrechter in de rechtbank Noord-Holland) werd de betreffende bestuurder veroordeeld tot medewerking aan het laten opmaken van een vervangend, actueel en correct aandeelhoudersregister. Het hof oordeelde in hoger beroep niet anders. Het hof oordeelde dat de overige aandeelhouders een spoedeisend belang hebben bij het opstellen van het aandeelhoudersregister aangezien zij de wettelijke plicht hebben tot het houden van een aandeelhoudersregister. Zonder medewerking van de andere bestuurder, is het niet mogelijk om een vervangend aandeelhoudersregister op te stellen. Om die reden is de bestuurder veroordeeld tot medewerking van een vervangend aandeelhoudersregister. Kortom, het is de verantwoordelijkheid van een bestuur(der) om een aandeelhoudersregister bij te houden en deze te vervangen als het origineel is zoekgeraakt.

Conclusie

Het overkomt iedereen weleens: iets kwijt zijn. Meestal is dat zonder gevolgen. Dit ligt anders als het aandeelhoudersregister van de vennootschap kwijt is. Het is namelijk de verantwoordelijkheid van een bestuur(der) om een aandeelhoudersregister bij te houden en deze te vervangen als het origineel is zoekgeraakt.