Toezichthouder Lizzy Doorewaard over transparantie

Lizzy Doorewaard is onder andere Vicevoorzitter Raad van Toezicht bij de NPO en lid van de raden van toezicht bij Staatsbosbeheer en MVO Nederland. Als we bij iemand terecht kunnen voor de vraag ‘Hoe transparant kun, wil of moet je zijn?’, dan is het wel bij haar. En zoals een ervaren toezichthouder betaamt, is ze direct duidelijk en tegelijkertijd genuanceerd: “Het is niet zo dat transparantie als een apart onderwerp op de agenda staat. Het gaat veel meer over gedrag waar je impliciet een oordeel over hebt. Transparantie is meer een principe onderliggend aan alles wat je doet, je gedrag. Op het moment dat iedereen in een organisatie dezelfde principes hanteert, dan hoef je het er ook niet zo vaak over te hebben.”

Open moet je zijn, tenzij…

Hardop definieert ze het begrip transparantie: “Transparantie betekent verantwoording afleggen. Tijdig in- en extern. Daar heb je deels regels voor en deels moet je dat ook voelen. Bij een jaarverslag doe je dat op papier bijvoorbeeld en bij toezichthouders leg je actief verantwoording af met jaarstukken. Maar extern, dus naar de samenleving, moet je vaak aanvoelen wanneer je informatie moet verschaffen.” Volgens Doorewaard moet je als organisatie wel degelijk transparant zijn, maar het ligt niet zo zwart/wit. Wat voor haar wel kraakhelder is, is wanneer je juist niet open moet zijn. Ze vervolgt: “Er zijn 3 uitzonderingen. Transparant moet je zijn, tenzij het over personen gaat – behalve als iemand fraudeert – maar zelfs dan ligt het nog genuanceerd, verder bij concurrentiegevoelige en beursgevoelige informatie.”

Fouten maken mag en daar leer je van
Een ander principe dat volgens Doorewaard dicht tegen het thema aanleunt, is het mogen maken van fouten. Je moet geen angstcultuur creëren. Mensen moeten zich binnen een organisatie vrij en beschermd voelen. Dus niet werken en besturen vanuit angst. Fouten maken mag, alleen zorg er dan ook voor dat de spelregels duidelijk zijn. Daar ben je als organisatie, als het goed is, continu mee bezig. Bewust en onbewust. Je integriteit moet je als organisatie op orde hebben en borgen. Met een compliance officer, een integriteitsverklaring, een overzicht van nevenfuncties, afspraken daarover en hoe het is geregeld. “Zo zit ik in een auditcommissie waarin de compliance manager en de interne auditors 2x per jaar hun (onderzoeks)resultaten en (verbeter)plannen voor de organisatie vertellen. Een goede manier om transparantie te borgen.”

Wie herinnert zich nog de vastgebonden zorgcliënt?

Alweer aardig wat jaar geleden zond de EO een rapportage uit over een zorgcliënt die werd vastgebonden als onderdeel van de dagelijkse routine. Heel Nederland reageerde vol afschuw. De allereerste reactie van het bestuur was afwachten; we worden aangevallen, angst, verdediging. Ze wilden eerst even goed kijken naar die rapportage voordat ze zouden reageren. Vervolgens besloot het bestuur er heel open in te gaan. Ook bleken andere zorginstanties exact hetzelfde te doen. Lizzy Doorewaard: “Hier was dus eigenlijk correct en volgens de regelgeving gehandeld, maar de regels waren achterhaald. De maatschappij pikte het niet meer. Dus zijn ze de regels en het gedrag gaan aanpassen. Zo hebben ze een programma ontwikkeld ‘Zo vrij als jij’. Deze organisatie is er dus uiteindelijk heel mooi open ingegaan en zo werd angst omgezet in transparantie die goed was voor iedereen.” Het laat ook zien dat je moet voorkomen dat je niet open bent, anders gaan anderen met je verhaal aan de haal”.

Maak transparantie makkelijk voor je medewerkers

Je kunt echter niet altijd transparant zijn, soms moet het en soms moet je het aanvoelen zoals de genoemde zorginstantie. Maar wanneer je wat moet doen blijft lastig. Zeker als de borging niet goed is geregeld en bijvoorbeeld integriteitsverklaringen te makkelijk zijn opgesteld. Doorwaard geeft nog een voorbeeld: “Neem aanbestedingen. Hoe voorkom je nou dat de opdracht naar bekenden gaat? Dat zijn soms moeilijke dingen en daar heb je interne regels voor nodig zodat je zuiver op prijs-/kwaliteit beoordeelt. Aanbestedingsregels en procedures moeten het je medewerkers eigenlijk makkelijk maken. Zo komen mensen ook simpelweg niet in de verleiding om afwijkend te handelen. Dat is niet eens altijd bewust. Voorkom dus dat je organisatie grijze gebieden laat bestaan! Hetzelfde geldt voor klokkenluidersregelingen. Regel dat goed, zodat het superveilig is voor mensen om iets volledig anoniem te kunnen melden. Ook zou ik het als toezichthouder heel fijn vinden als ik met de afspraken in de hand kan uitstralen: bij mij ben je veilig als je iets wilt melden.”

“We moeten vaker goed praten over dilemma’s”

Het borgen doe je ook door het goed over dilemma’s te hebben. Zo creëer je consensus over hoe je de grijze gebieden opheft. “Dat zou ik graag nog vaker zien”, zegt Doorewaard. “De meest organisaties, ook waar ik toezicht houd, zouden daar nog meer werk van kunnen maken. Tot elke afzonderlijke afdeling.” Waarna ze afsluit: “Transparantie is genuanceerd, niet vrijblijvend en moet je goed borgen. Maar fouten maken mag en alles uitsluiten is een illusie. Zorg ervoor dat je compliant bent, zaken goed borgt, dat principes breed gedeeld zijn en dat mogelijke dilemma’s regelmatig en goed zijn besproken. Als er zich dan iets voordoet, dan kun je jezelf als bestuurder altijd in de spiegel aankijken.”