Let op! Dit artikel is gepubliceerd op 9 juli 2021. Op het moment van schijven is nog niet duidelijk of er – bijvoorbeeld in het Belastingplan 2022 – een nieuwe regeling wordt aangekondigd ten aanzien van onbelaste vaste reiskostenvergoedingen. Uiteraard houden we jullie op de hoogte bij nieuwe ontwikkelingen.
Reiskostenvergoeding tot 1 oktober 2021
Door de coronamaatregelen moesten de meeste werknemers vanaf maart 2020 verplicht thuiswerken. Ondanks dat de werknemers niet meer naar kantoor reisden, mochten werkgevers toch de vaste reiskostenvergoeding blijven doorbetalen, als de werknemer hierop recht had vóór 12 maart 2020. Deze goedkeuring vervalt per 1 oktober 2021. De vraag die daarom bij veel werkgevers leeft is hoe zij het beste om kunnen gaan met het vergoeden van reiskosten na 1 oktober 2021.
Reiskostenvergoeding na 1 oktober 2021
Een werkgever mag aan een werknemer een vaste onbelaste vergoeding verstrekken als deze voor werk naar een vaste plek reist.
De belastingvrije vaste reiskostenvergoeding kan worden berekend aan de hand van de volgende gegevens:
- de vergoeding per kilometer (tot een bedrag van maximaal EUR 0,19 kan dit belastingvrij);
- het aantal afgelegde kilometers;
- de hoeveelheid dagen per jaar dat deze afstand wordt afgelegd.
Om de onbelaste vaste onbelaste reiskostenvergoeding aan de werknemer te verstrekken heeft de werknemer de keuze uit drie regelingen; 1) de wettelijke vaste reiskostenvergoeding met de 128-dageneis, 2) nacalculatie, 3) de praktische methode.
Wanneer de werkgever met de werknemer - mondeling en/of contractueel - heeft afgesproken dat deze vanaf 1 oktober (weer) fulltime op de werkplaats moet komen werken, kan de onbelaste vaste reiskostenvergoeding onveranderd doorbetaald worden als zowel de werkgever als de werknemer niet zijn verhuisd. Echter wanneer de werkgever nieuwe afspraken met de werknemer heeft gemaakt met betrekking tot thuiswerken, of voornemens is dit te doen, dan zal het werk/reispatroon van de werknemer opnieuw in kaart gebracht moeten worden om te beoordelen of de vaste reiskostenvergoeding onbelast kan doorlopen. Wij zien namelijk bij veel werkgevers dat zij werknemers de mogelijkheid willen bieden om één of twee dagen per week thuis te werken, ook wanneer de coronacrisis voorbij is.
Het in kaart brengen van het nieuwe reispatroon
1.128-dagen methode
Voor de reiskosten van een werknemer die op ten minste 128 dagen naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, geldt een gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding. Bij het vaststellen van de hoogte van de vergoeding mag ervan uitgegaan worden dat de werknemer steeds (= 214 dagen) naar die plaats reist, ook al is dat in werkelijkheid dus maar (minimaal) 128 dagen. De vergoeding mag maximaal € 0,19 per kilometer bedragen. De aantallen van 214 en 128 dagen per kalenderjaar gelden alleen voor werknemers die ten minste een vijfdaagse werkweek hebben
[1]. Voor werknemers met een kortere werkweek, worden de aantallen dagen naar evenredigheid verminderd. Deze regeling heeft de voorwaarde dat werkgever en werknemer hebben afgesproken dat de werknemer structureel naar de vaste werkplek reist. De faciliteit houdt in dat wanneer niet structureel op een andere plek gewerkt wordt, de werknemer toch recht heeft op hetzelfde (vaste) bedrag aan onbelaste reiskostenvergoeding per maand.
Dit verandert wanneer de werkgever en werknemer besluiten om bijvoorbeeld drie dagen structureel als werkdag op kantoor aan te wijzen en de overige twee werkdagen als thuiswerkdag. Immers kan de vaste reiskostenvergoeding alleen voor de drie vaste kantoordagen worden toegewezen, mits het minimum van 128 dagen naar de vaste werkplek reizen wordt behaald. Wanneer het voor de werknemer dan alsnog optioneel is om op de thuiswerkdagen naar kantoor te komen, komen die dagen niet in aanmerking voor wat betreft de vaste reiskostenvergoeding. Die reiskosten kunnen wel op declaratiebasis aan de werknemer worden vergoed.
Voorbeeld: hybride werken en de reiskostenvergoeding
Rens heeft een dienstverband voor 40 uur per week en woont 30 kilometer van zijn kantoor. Hij komt met zijn werkgever overeen dat hij, zodra het thuiswerkadvies vervalt, ten minste drie dagen per week op kantoor zal zijn. Dit wordt vastgelegd in een addendum op de arbeidsovereenkomst. De overige twee dagen mag hij naar eigen inzicht invullen. In de praktijk gaat Rens in die twee dagen naar een koffiebarretje om rustig te werken, maar is hij is soms ook thuis, op kantoor of bij een klant. Omdat de twee dagen per week telkens anders worden ingevuld, kan de werkgever voor deze dagen geen vaste vergoeding geven. De werkgever laat Rens op zijn kantoordagen in- en uitklokken om zijn aanwezigheid vast te leggen. Op basis van de drie vaste dagen kan nu een vaste reiskostenvergoeding worden vastgesteld. Voor de overige dagen kunnen reiskosten alleen op declaratiebasis worden uitgekeerd.
2. Nacalculatie
Bij een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie komen werkgever en werknemer een vaste reiskostenvergoeding overeen. Legt de werknemer meer kilometers af dan waarin was voorzien, dan komt hij in aanmerking voor een aanvullende vrije vergoeding. Het omgekeerde geldt evenzeer. Bij nacalculatie loopt de werkgever geen risico door het vervallen van de goedkeuring, omdat aan het einde van het jaar de eventueel teveel of te weinig betaalde loonbelasting wordt gecorrigeerd.
3. Praktische methode
Kort samengevat houdt deze regeling in dat, wanneer een fulltimer 70% van de werkdagen naar zijn werkplek reist, de werkgever hiervoor een vergoeding van
214 x reisafstand woon-werk x twee (heen en terug) x € 0,19 cent per kilometer mag geven. Wanneer een fulltimer structureel meer dan 1,5 dag thuis mag werken kan dus van deze methode geen gebruik meer worden gemaakt. Wanneer de werkgever deze methode gebruikt dient dus bekeken te worden of de werknemers door het nieuwe werk/reispatroon nog steeds onder deze regeling kunnen vallen of een andere vaste reiskostenmethode moet worden gekozen. Een alternatief is het uitbetalen van (onbelaste) reiskostenvergoedingen op declaratiebasis.
---
[1] Het besluit van 20 maart 2015, Staatscourant 2015, 8385.
