Over het belang van een goede exit-bepaling in IT-contracten
Het is wat tegennatuurlijk om bij binnenkomst van een disco meteen op de uitgang te letten. Toch kan het je in geval van calamiteiten goed van pas komen. In zekere zin gaat bij het aangaan van een IT-contract de vergelijking met de discotheek op. Je doet er namelijk goed aan om bij het sluiten van een IT-contract bepalingen op te nemen over wat van partijen verwacht mag worden als het contract wordt beëindigd.
Er meldde zich recent een directeur van een handelsbedrijf aan mijn bureau. Hij was zeer teleurgesteld over het IT-bedrijf waar hij een samenwerking mee was aangegaan. Met hooggespannen verwachtingen was een outsourcings-overeenkomst gesloten met betrekking tot het back-office-systeem van de opdrachtgever. Pas geruime tijd daarna bleek dat partijen niet voorbestemd waren voor elkaar. Het aangeboden systeem voldeed niet aan de verwachtingen van de opdrachtgever. Ondanks veel aanpassingen lukte het de IT-leverancier uiteindelijk niet om het systeem echt goed operationeel te krijgen. De opdrachtgever had daarom besloten om de stekker uit de samenwerking te trekken en de overeenkomst te beëindigen in verband met wanprestatie.
De vervolgvraag was: wat nu? Voor beide partijen was wel duidelijk dat er moest worden overgeschakeld op een ander systeem. Ook was duidelijk dat de IT-leverancier zelf hierbij het beste behulpzaam kon zijn. Ondanks alles waren haar werknemers immers het beste op de hoogte van het systeem en de relevante informatie. Punt was echter dat de leverancier niet wilde. De leverancier bereidde zich voor op een discussie over de kwaliteit van de verrichte werkzaamheden en op het invorderen door de opdrachtgever van de al betaalde facturen. Onder die omstandigheden had zij weinig behoefte om nog meer uren aan deze account te besteden terwijl van tevoren niet duidelijk was of deze uren wel ooit betaald zouden worden.
Merkwaardig genoeg vermeldde het contract niets over hoe partijen moesten handelen in geval zij uit elkaar zouden gaan. Er stond niets geregeld over een verplichting van de leverancier om alle noodzakelijke medewerking te verlenen aan de overgang naar een ander systeem. Evenmin was vastgelegd wie de kosten zou dragen van de overgangswerkzaamheden en hoe er betaald zou worden. Het contract was afgeleid van een zeer summier concept van de IT-leverancier zelf en was zonder juridische toets door de opdrachtgever getekend.
In dit soort zaken blijken rechters over het algemeen genegen om opdrachtgevers in bescherming te nemen. In de afgelopen periode zijn er meerdere uitspraken gewezen waarin de IT-leverancier verplicht wordt op korte termijn de overgangswerkzaamheden te verrichten. De discussie over de betaling van deze werkzaamheden moet dan maar later worden gevoerd.
Onder verwijzing naar deze uitspraken lukte het om de leverancier de noodzakelijke overgangswerkzaamheden te laten verrichten. Hierbij werd overeengekomen dat de daarmee gepaard gaande facturen worden betaald op een separate, geblokkeerde, rekening en dat partijen in een later stadium de discussie aan zullen gaan over de vraag aan wie dat geld toekomt. Iedereen blij? Nee. Dat zijn partijen pas als ze definitief van elkaar af zijn. Maar de continuïteit voor de toekomst werd zo wel gewaarborgd.
Deze discussies kunnen voorkomen worden door meteen bij het sluiten van de overeenkomst een goede exit-clausule overeen te komen. Men doet er goed aan in een dergelijke clausule niet alleen te regelen dat de leverancier verplicht is bij een exit alle medewerking te verlenen aan het overstappen op een ander IT-systeem. Even belangrijk is om meteen te regelen hoe de kosten hiervan zullen worden berekend en of de opdrachtgever nu wel of niet (schade)posten mag verrekenen met de overgangswerkzaamheden.
Dit artikel is tevens verschenen in Automatisering Gids.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met mr. Luuk Jonker van de Sectie Intellectuele Eigendom/ICT te ’s-Hertogenbosch (T. 073 - 616 11 00, E: l.jonker@holla.nl).
